1. Как се прави фактура (видео)
2. Как се прави фактура с отстъпки
3. Как се прави копие на фактура
4. Как се прави фактура без ДДС
5. Как се правят фактури на английски, френски и други езици
6. Как се прави проформа фактура
7. Как се създава ценова оферта
8. Как се променят настройки
9. Как се персонализира шаблон за фактура
10. Как да създавате периодични фактури

1. Как се прави фактура

1.1 Отидете на «Фактури» и изберете «Добави нова», ще трябва да попълните следващата форма:



1.2 (Номер на фактура): Това поле генерира номер на фактурата автоматично, освен ако не искате да заложите друг номер.

1.3 (Дата на издаване): Дата, на която искате да издадете фактурата. Тази дата се генерира автоматично, освен ако не желаете да издадете с друга дата.

1.4 (Данъчно събитие): Дата на данъчно събитие

1.5 (Вид): Какъв е видът на Вашата фактура?

1.6 (Такса за забавяне): Ако планирате да налагате лихва на клиенти поради забавено плащане, можете да уточните процента на лихвата от общата сума.

1.7 (Референтен номер): Референтният номер е уникален номер на дадена поръчка или приложение и се използва за обозначаване и бързо намиране на тази поръчка.

1.8 (Бележки във фактурата): Ако имате някакви инструкции или информация, които искате да добавите във фактурата си, попълнете това поле и то ще се покаже по-долу. Например, основание за неначисляване ДДС: чл. 113, ал. 9, ЗДДС

1.9 (Текст на имейла): Нашата система за фактуриране Ви позволява да изпращате фактурите директно от нашия уебсайт. Моля, попълнете това поле, ако искате да въведете текст на Вашия имейл.

Трябва да въведете клиентските данни ръчно, ако списъкът е празен.

1.10.1 (Фирма на клиента): Името на Вашия клиент може да бъде въведено тук.

1.10.2 (ЕИК на клиента): Регистрационен номер на фирмата, който ще бъде показан на фактурите.

1.10.3 (ДДС номер): Поле по избор за Данъчен/ДДС регистрационен номер, който ще се появява на фактурите Ви.

1.10.4 (Адрес на фирмата на клиента): Адрес, който искате да посочите на фактурата.

1.10.5 (Пощенски код на фирмата на клиента): Пощенският код (известен в различните страни като ZIP код) е серия от букви и/или цифри.

1.10.6 (Клиентски имейл): Имейл адрес на клиента, на който ще бъде изпратен имейла.

Време е да добавите продукти, количество и цени към данните за клиента. Попълнете информацията за продуктите и натиснете бутона "Добавяне". Можете да добавите няколко продукта.

1.11.1 (Списък със стоки): Този раздел показва продуктите, които сте избрали от списъка с предварително въведени стоки.

1.11.2 (Добави стоки): Тук можете да промените името и цената на продукта. Също така е възможно да добавите количество за продукта, което ще бъде обобщено във Вашата фактура

1.11.3 (Моят бърз списък със стоки): Бърз списък на всички стоки. Кликнете върху всеки артикул, който искате да добавите във фактурата си.

1.12 Натиснете бутона "Запазване", когато продуктите се добавят и вашата фактура ще бъде готова. Можете да я изтеглите или изпратите на клиентите си в PDF/XLS/Word/HTML формати, да я редактирате или изтриете.

Пример за PDF фактура:

2. Как се прави фактура с отстъпки

2.1 Отстъпката, която се прилага за всички продукти и услуги, посочени във фактурата, може да се добави като нормален продукт, като единствената разлика е, че цената трябва да бъде с отрицателна стойност. Например "Име": "Обща отстъпка", "Цена": "-100".

2.2 Отстъпка за конкретен продукт или услуга ще бъде направена, ако попълните полето за отстъпка със специфична стойност. Също така имате опция да изберете дали искате да имате директна отстъпка или процент от цената.

2.3 Възможно е да се комбинират и обща отстъпка, и специална отстъпка:

Пример на фактура с отстъпки:

3. Как се прави копие на фактура

Някои фактури имат подобни детайли. В този случай е по-удобно да се направи копие от фактурата и да се редактира нейния номер или продукти. Отворете секцията "Фактури", изберете фактура и натиснете иконата "копиране". В горната част на списъка ще се появи ново копие на фактурата.



Можете да редактирате детайлите за фактурата, като кликнете върху иконата "редактиране".

4. Как се прави фактура без ДДС

За да правите фактури без ДДС, трябва да зададете стойност "ДДС" в настройките.

5. Как се правят фактури на английски, френски и други езици

Нашият софтуер поддържа широка гама от държави и езици. Можете да правите фактури на определен език за специфичните изисквания на дадена държава, ако регистрирате сметка на предпочитан език.

6. Как се прави проформа фактура

За да създадете проформа фактура, трябва да изберете фактура «Тип» - Проформа фактура. Това може да се направи по време на процеса на формиране на фактурите.

7. Как се създава ценова оферта

Когато правите нова фактура или редактирате съществуваща, типа на фактурата трябва да бъде настроен на "Ценова оферта".

8. Как се променят настройки

Кликнете върху "Моите настройки" от лявото меню. Има 6 раздела: Потребителски профил, Фирмени детайли, Платежни детайли, Настройки на имейл, Настройки на фактурите, Шаблони.

8.1 Потребителски профил:

Настройките на потребителския профил запазват данните за регистрацията на потребителите, които можете да промените по всяко време. Имейлът ще се използва както за известия, така и за доставка на фактури.



8.2 Фирмени детайли:

- (Име на фирмата): Име на фирмата, което желаете да се показва на фактурите. Пример: My ЕООД.

- (Телефон): Въведете Вашия телефонен номер и код на зоната. Пример: +1(877) 888 1234.

- (Адрес): Адрес, който искате да посочите на фактурата.

- (Пощенски код): Пощенският код (известен в различните страни като ZIP код) е серия от букви и/или цифри.

- (ЕИК): Регистрационен номер на фирмата, който ще бъде показан на фактурите.





8.3 Платежни детайли:

- (Име на банка): Името на Вашата банка, необходима информация, за да получавате банкови преводи. Пример: City Bank.

- (Банкова сметка(IBAN)): Можете да изберете да въведете номера на сметката си или IBAN (европейски държави), това е необходима информация за получаване на банкови преводи.

- (BIC): Това поле е задължително за SWIFT или BIC код.

- (Банков адрес): Адресът на банката Ви трябва да бъде попълнен, за да получите банкови преводи. Той ще се появи във Вашите фактури.

- (Алтернативен метод за плащане): Ако искате да въведете вторичен или алтернативен начин на плащане във фактурата си, попълнете това поле. Пример: Paypal

- (Алтернативна сметка): Вашият вторичен или алтернативен идентификационен номер на опция за плащане. Пример: my@paypal.com

- (Алтернативен метод за плащане 2): Ако искате да въведете алтернативен метод за плащане във фактурата си, тогава попълнете това поле. Пример: Payoneer

- (Алтернативна сметка 2): Вашият алтернативен идентификационен номер на платежна опция. Example: my@payoneer.com

- (IBAN 2): Попълнете това поле, ако имате изисквате IBAN-а (международен номер на банкова сметка) да бъде във Вашите фактури.

- (ДДС номер): Поле по избор за Данъчен/ДДС регистрационен номер, който ще се появява на фактурите Ви.

- (ДДС(%)): Въведете размера на данъка/ДДС сумата в това поле.

- (Цените включват ДДС): Tази опция Ви позволява да добавяте ДДС към цените или да го прави прибавен вътре в цените.

- (Валута): Изберете валутата, в която планирате да фактурирате клиентите си.

- (Формат на датата): Форматът за дата, използван във Вашата страна. месец/ден/година (12/24/2016) е за САЩ, а ден.месец.година (24.12.2016) е за повечето европейски страни.





8.4 Настройки на имейл

- (Текст на имейла): Нашата система за фактуриране Ви позволява да изпращате фактури директно от нашия уебсайт. Моля, попълнете това поле, ако искате да въведете текст на имейла.

- (Подпис в имейл): Нашата система за фактуриране Ви позволява да изпращате фактури директно от нашия уеб сайт. Моля, попълнете това поле, ако искате да въведете алтернативни данни за контакт, заглавия на работни места и имена на фирми в имейл подписа си.



8.5 Настройки на фактурите

(Данъчно събитие (дни)): Предпочитаният период на данъчно събитие е текущата дата + броя дни, които въвеждате.

(Такса за късно плащане): Ако възнамерявате да глобявате клиентите си за забавено плащане, можете да посочите процент на глобата от общата сума.

(Мерна единица): Можете да уточните име на мярката в това поле. Тя ще бъде показана в количественото поле на Вашите фактури. Например единици, литри, артикули и др..

(Десетичен разделител): Можете да изберете как да разделяте номерата в сумата.

(Лого(.jpg)): Кликнете върху бутона "Избор на файл", за да прегледате и качите фирменото лого, което ще се появи във фактурите Ви във формат .jpg. Уверете се, че разширението на файла е с малки букви, а не с главни букви.



8.6 Шаблони

Можете да избирате всеки шаблон, който искате за фактурите си. Има 4 общи формати: PDF (.pdf), HTML (.html), (.xls), Word (.dotx). Също така е възможно да направите модификации или да качите свои собствени шаблони и да ги използвате.

9. Как се персонализира шаблон за фактура

За да персонализирате шаблона на фактурата за XLS/Word/PDF/HTML, трябва да изтеглите един от готовите шаблони на XLS/Word/PDF/HTML от списъка по-долуИма различни блокови секции, започващи с "${" и завършващи с "}" символи. Моля, не изтривайте не изтривайте тези блокове, освен ако не искате да видите информацията във фактурите. Можете да преместите блоковете и да поставите допълнителната информация, която искате да видите във фактурите си. Ако имате нужда от обяснения, свържете се с нас. Ще се радваме да Ви помогнем.

9.1. Добавете нови персонализирани параметри.

След добавяне на нови полета за въвеждане можете да добавяте нови параметри в шаблона за фактури (с изключение на модула за продукти). Трябва да напишете в шаблона за фактури, на мястото, където искате да добавите новия параметър, следващия текст: ${име на параметъра}. Например, ${test}, къде "test" е името на параметъра.

NB! За писане на символи $ {} е задължително да използвате като език на клавиаурата английски или просто да го копирате от шаблона.





9.2. PDF/HTML:

1. Кликнете върху един от шаблоните, който искате да изберете. След като кликнете върху кода ще се появи по-долу в секция 2, променете го и натиснете бутона "Запази"

2. Редактирайте шаблона, както желаете, и натиснете бутона "Запази". Текущият ви PDF шаблон:

9.3. XLS/Word:

1. Изберете и изтеглете един от шаблоните.

3. Редактирайте изтегления шаблон, както желаете, и го качете тук .xls/.dotx във файл разширението.

10. Как да създавате периодични фактури

Можете автоматично да таксувате Вашите клиенти, използвайки периодични фактури. Автоматично създадените фактури ще се появяват в списъка с Вашите нормални фактури.



В настройките на фактурите можете да зададете 2 параметъра за периодични фактури:

• Префикс на номер на периодична фактура: Например, ако зададете "- A", тогава номерата на бъдещите периоднични фактури ще бъдат "1 - A", "2 - A", …
• Номер на следваща периодична фактура: Номерът на следващата периодична фактура ще съдържа тази цифра + префикс

За да създадете нова периодична фактура, отидете на "Периодични фактури" и изберете "Добавяне на нова". Ще трябва да попълните следната форма:



Всички полета за въвеждане ще бъдат същите както при нормалните фактури, но има няколко изключения:

• Няма Номер на фактура, дата на издаване и дата на падеж, тъй като тази информация ще бъде автоматично зададена в бъдеще.
• Периодичност: Колко често трябва да създавате и изпращате периодични фактури?
• Първа фактура: Датата, на която първата Ви фактура ще бъде автоматично създадена и изпратена до Вашия клиент. Всички бъдещи фактури ще бъдат издавани в същия ден от месеца.
• Последна фактура: Датата, на която последната фактура ще бъде създадена и изпратена до клиент. Можете да оставите полето празно.

Когато периодичните фактури са готови, Вашите фактури ще бъдат автоматично създадени във Вашия профил и изпратени на Вашите клиенти. Фактурите ще бъдат издавани в същия ден от месеца, както сте задали в "първа фактура".