- Основни функции на програмата за фактуриране
- Ползи от използването на програма за фактуриране
- Как да изберете програма за фактуриране
- Заключение
Какво е програма за фактуриране?
Програмата за фактуриране е система от инструменти, така че вашият бизнес да управлява ефективно и безпроблемно процеса на фактуриране. Използването на други традиционни средства за таксуване и плащания може да отнеме доста време и да създаде неудобства и за вас, и за вашия клиент. Вместо това, програмата за фактуриране предлага по-добър начин за изпълнение на тези транзакции.
Оптимизирането на процеса на издаването на фактури и събирането на плащания с програма за фактуриране води до по-висока ликвидност, по-голяма гъвкавост и точност на финансовите прогнози. Казано с прости думи, програмата за фактуриране помага за подобрение на цялостния процес - от издаване на фактури до събиране на плащания. Нека видим как програмата за фактуриране добавя стойност към бизнес процесите като цяло.
Кликнете на изображението, за да видите онлайн демо версия на програмата за фактуриране без регистрация:
Основни функции на програмата за фактуриране
Програмата за фактуриране се предлага със следните функции, които допринасят към фирмените дейности:
Създаване и персонализиране на фактури
Издаването на фактура е първата стъпка за получаване на плащане. Ако вашата система за издаване на фактури е ефективна, то вероятно вие получавате вашите плащания редовно и на време. Ако обаче процесът се забави, това очаквано забавя и самото постъпление - нужно е повече време, което води до по-ниска ликвидност.
Така че, ако софтуерът за фактуриране е ефективен и автоматизиран, това ще ускори процеса на фактуриране, оттам и събирането на плащанията. Програмата за фактуриране е свързана със система за получаване по електронната поща. Така можете директно да изпращате фактури на клиентите си и да получавате известия, ако има проблем с доставката им.
Съставяне на доклади и анализи
Програмата за фактуриране разполага с инструменти за генериране на подробни доклади и отчети. Чрез достъпно представените данни директно на екрана, вие може да анализирате неплатените фактури, просрочените фактури и ДДС. Тези отчети и аналитични данни могат да са изключително полезни при определяне на кредитни лимити и кредитни периоди за определени клиенти.
Оферти
Програмата за фактуриране разполага с функция за генериране на ценови оферти за клиентите. Със софтуера този процес е бърз, ефективен и лесен. Нужно е просто да въведете някои данни и офертата се изпраща за секунди. Ако офертата бъде отворена от клиента, получавате известие, че това е направено. След като извършите услугата или доставите продукта, ценовата оферта може бързо да се преобразува във фактура и да се изпрати на клиента.
Периодични фактури
Периодичните фактури се издават, когато фирмата регулярно издава фактури на определени клиенти през определен период от време. В повечето случаи търговските договорености са едни и същи. Ето защо програмата за фактуриране дава възможност за създаване на повтарящи се фактури. Това означава, че фактурата ще се генерира автоматично и ще се изпраща на клиента без ръчно въвеждане. Ето как това ускорява цялостната ефективност на фактурирането. Освен това, значението на повтарящите се фактури може да бъде различно за различните предприятия. Например, тази функция може да е по-полезна за бизнес с отдаване на имоти под наем.
Управление на множество валути
Програмата за фактуриране ви дава възможност да издавате фактури в няколко валути. Например, можете да издадете фактура на клиент-А в евро, а на клиент-Б в щатски долари според от валутата на сделката.
Фактуриране, получаване на плащания и данъчен отчет
Отчетите помагат да се извърши преглед на общия размер, степента на събиране на плащанията и данъчния статус за всяка фактура. Това е особено важно за предприятия, които работят по ДДС. Причината е, че се улеснява проследяването на данъчните задължения и изчисляването на нетното данъчно задължение/ възстановяването на данъка.
И така, внедряването на програма за фактуриране може да бъде от полза за бизнеса, тъй като идва със следните предимства.
Ползи от използването на програма за фактуриране
Някои от основните предимства на програмата за фактуриране за фирмите са изброени по-долу:
По-висока бизнес ефективност
Внедряването на програмата за фактуриране ускорява цялостно бизнес процесите. Софтуерът има и функция да извлича съответната информация, която е нужна за издаването на фактура. Това означава, че няма нужда от ръчно въвеждане на данни.
По-висока ликвидност и парични потоци
Програмата за фактуриране разполага с възможност за изпращане на напомняния за плащания на просрочени фактури. Това наистина е улеснение. Напомнянията за плащане ускоряват събирането на дължимите суми. Навременните постъпления водят до по-висока ликвидност и създават наличност на финансови средства. А това пък помага за по-доброто функциониране на бизнеса.
Онлайн достъп
Програмата за фактуриране съхранява всичките ви данни на сървъри чрез облачни технологии. Това означава, че имате достъп до вашите данни за фактури по всяко всяко, от компютъра или телефона. Вече не е нужно да разлиствате папки и да ровите в кашони, когато трябва да намерите определена фактура. Това е голямо улеснение.
Подобрява имиджа на компанията
Фактурите, създадени с помощта на софтуер, са с професионална визия, форматиране и структура. Съдържанието е ясно представено по отношение на количество, цена, условия за плащане и други детайли. Ето защо такива фактури подобряват имиджа на фирмата в очите на нейните клиенти.
Лесен одит
Фактуриращата и счетоводната информация се съхранява и организира в програмата за фактуриране. А организираните счетоводни данни са благословия, щом получите списък с изисквания от одиторите. От гледна точка на одита е лесно да се проследят конкретни транзакции в системата за фактуриране. Например, може да прегледате оферти, фактури и кредитни известия в рамките на секунди. Това също помага да се повиши надеждността и свързаността на данните.
Респективно, лесното фактуриране и допълнителната гъвкавост се смятат за главни предимства при използването на програма за фактуриране.
По-висока сигурност
Компаниите - разработчици на софтуер за фактуриране предлагат облачни услуги. Това означава, че данните на вашата организация се съхраняват на техните високотехнологични сървъри, поддържани от IT-специалисти и експерти по сигурността чрез различни протоколи за сигурност.
Как да изберете програма за фактуриране
Изборът на програма за фактуриране зависи от няколко фактори. Сред тях са:
- Обмислете нуждите на вашия бизнес – Всяка фирма е различна, особено по отношение на счетоводството и администрирането. Ето защо първо се запитайте дали се нуждаете от фактуриране с ограничени функции или трябва да изпращате фактури в различни валути, на периодична основа и т.н.
- Каква интеграция ви е нужна, за да решите потребностите на вашия бизнес - Някои предприятия работят със сложни процедури и вътрешни механизми. Затова ръчното въвеждане и обработка може да се окаже затрудняващо. Ако потребностите на вашия бизнес са по-сложни, то навярно ще имате нужда и от по-напредвал софтуер - и обратно.
- Преценете бюджета си – Ако сте се насочили съм напреднал и сложен софтуер, то цените могат да бъдат по-високи - и обратно.
Нещо повече, редно е да се отбележи, че различните софтуери имат различни предимства. Например, възможно е някои програми да са добри в обработката на данни за плащания, други - в автоматизацията, а трети - в подробното отчитане. Следователно, съобразете потребностите на вашия бизнес със силните страни на софтуера, който ще внедрите в управлението му.
Може ли ползваме безплатна програма за фактуриране за малки бизнеси?
Повечето програми за издаване на фактури предлагат безплатна версия на нови бизнеси, а с разрастването на дейността може плавно да преминете към платен абонаментен план. Препоръчваме ви да изберете безплатна програма за фактуриране, която е лесна за използване и ще помогне на бизнеса ви да расте. Така няма да се налага да преминавате към изцяло нов софтуер за фактури в бъдеще. Смяната на програмата за фактуриране може да струва скъпо от гледна точка на миграцията на данни и изпълнението на други процедурни формалности.
Заключение
Внедряването на програма за фактуриране води до по-висока ефективност на бизнеса, автоматизация, намаляване на пропуснатите плащания, подобряване на имиджа на компанията, по-висока ликвидност, лесно осчетоводяване и лесен одит. Тя улеснява живота на собствениците и управителите на фирми. И най-хубавото е, че основните функции на този софтуер, като изпращането на фактури, могат да се използват безплатно. Когато обаче достигнете определен праг на време/работа, е необходимо да преминете към премиум версията.
Различните функции на програмата за фактуриране включват създаване и персонализиране на фактури, изпращане на напомняния за плащане, генериране на отчети и анализи, обработка и записване на плащания, управление на сметки в различни валути и анализ на общите приходи/постъпления.
Търсите програма за фактуриране? Опитайте безплатно:
- Програма за фактуриране
- Безплатна програма за фактуриране
- Програма за оферти
- Онлайн програма за електронни фактури
- Програма за издаване на фактури
- Програма за фактуриране без СУПТО