Rechnungen
- Was ist eine Rechnung?
- Ein Rechnungsmuster mit obligatorischen und optionalen Feldern
- Rechnungsarten
- Tools für die Rechnungsstellung
Was ist eine Rechnung?
Eine Rechnung ist ein offizielles Dokument, das ein Unternehmen beim Verkauf von Produkten oder Dienstleistungen an seinen Kunden schickt. Sie enthält Angaben darüber, was genau und für wie viel verkauft wurde. Die Rechnung wird oft als Zahlungsaufforderung verwendet und enthält die Zahlungsdetails. Eine gute Rechnung muss eindeutig und frei von unnötigen Zusätzen sein.
Ein Rechnungsmuster mit obligatorischen und optionalen Feldern:
So sehen die Anforderungen für eine standardmäßige, gut formulierte Rechnung aus:
ÜBERSCHRIFT – "RECHNUNG"
Aus der Rechnungsüberschrift sollte klar hervorgehen, dass es sich um eine Rechnung handelt, denn so kann der Kunde leicht erkennen, was er erhält und wie er damit umgehen soll.
RECHNUNGSDATEN
Die folgenden Angaben/Abschnitte sollten in einer ordnungsgemäßen Rechnung enthalten sein:
- Rechnungsnummer: Sie hilft Ihnen bei der Nachverfolgung der Rechnungen und sorgt für Ordnung in Ihren Finanzunterlagen.
- Rechnungsdatum: Hierbei handelt es sich um das Datum, an dem die Rechnung erstellt und versandt wurde.
- Liefer- /Leistungsdatum
- Beschreibung der gelieferten Produkte oder Dienstleistungen: Die Beschreibung sollte klar und deutlich formuliert sein. Außerdem sollte sie so kurz wie möglich sein. Es ist nicht nötig, die Dienstleistung oder das Produkt lange zu beschreiben.
- Angaben zur Menge der Produkte: Geben Sie die korrekte Menge aller gelieferten Produkte an.
- Einheitspreise: Geben Sie die Beträge deutlich an. Um das Risiko von Rundungsdifferenzen zu minimieren, empfiehlt es sich, die Preise zu Buchhaltungszwecken auf zwei Dezimalstellen zu runden.
- Details zu gewährten Rabatten: Geben Sie genau an, welcher Rabatt gewährt wird und für welche Produkte oder Dienstleistungen er angeboten wird.
- Zwischensummenpreis: Hierbei handelt es sich um den Gesamtbetrag aller angebotenen Dienstleistungen oder Waren abzüglich der Mehrwertsteuer. Dies ist auch der Betrag, auf den Sie die Mehrwertsteuersätze anwenden.
- Der/die angewandte(n) Mehrwertsteuersatz/-sätze: Die Mehrwertsteuer variiert von Produkt zu Produkt. Vergewissern Sie sich, dass Sie über die aktuellen Mehrwertsteuersätze auf dem Laufenden sind.
- Der Gesamtbetrag der erhobenen Mehrwertsteuer: Berechnen Sie den Gesamtwert der Mehrwertsteuersätze und geben Sie ihn deutlich an.
- Der Gesamtbetrag der Rechnung: Hierbei handelt es sich um die Gesamtsumme aller angebotenen Produkte oder Dienstleistungen zuzüglich der Mehrwertsteuer. Dies ist der endgültige Betrag, den der Kunde zahlen wird. Stellen Sie sicher, dass er korrekt ist, um Zahlungsverzögerungen zu vermeiden.
- Unternehmensname: Dies muss Ihr korrekter eingetragener Unternehmensname sein.
- Geschäftsadresse des Unternehmens: Die offizielle Adresse Ihres Unternehmens.
- Steuernummer
- Umsatzsteuer-ID des Unternehmens: Diese Angabe ist für steuerliche Zwecke erforderlich. Sie kann weggelassen werden, wenn Ihr Unternehmen nicht umsatzsteuerpflichtig ist.
- Unternehmensname des Kunden: Dies ist der eingetragene Unternehmensname Ihres Kunden.
- Unternehmensadresse des Kunden: Dies ist die eingetragene Adresse des Unternehmens.
- Steuernummer des Kunden
- Umsatzsteuer-ID des Kunden: Aus steuerlichen Gründen muss die Umsatzsteuer-ID Ihres Kunden auf der Rechnung angegeben werden. Sie kann weggelassen werden, wenn das Unternehmen nicht umsatzsteuerpflichtig ist.
- Währung: Diese Angabe muss auf der Rechnung gemacht werden, um sicherzustellen, dass es zu keinen finanziellen Unklarheiten kommt.
OPTIONALE FELDER
Diese Abschnitte oder Details können je nach Ihren Wünschen hinzugefügt oder weggelassen werden:
- Fälligkeitsdatum: An diesem Tag ist die gesamte Zahlung fällig.
- Verspätungsgebühr: Hierbei handelt es sich um eine zusätzliche Gebühr für Situationen, in denen der Kunde nicht zum Fälligkeitsdatum zahlt.
- Zahlungsdaten: Hierbei handelt es sich um die Bankverbindung Ihres Unternehmens oder eine andere von Ihnen bevorzugte Zahlungsoption. Zum Beispiel Bankname, IBAN, SWIFT/BIC oder PayPal oder Bargeld.
- E-Mail-Adresse: Ihre offizielle Unternehmens-E-Mail-Adresse.
- Telefonnummer: Dies sollte die offizielle Telefonnummer Ihres Unternehmens sein.
- Zahlungsreferenznummer: Sie dient der Nachverfolgung der Zahlung.
- Kundennummer: Die Nummern, die zur Verfolgung der Geschäftsaktivitäten mit Ihren Kunden vergeben werden.
Rechnungsarten:
- Proforma Rechnung: einfache Zahlungsaufforderung
- Gutschrift: Rückerstattung an einen Kunden
- Wiederkehrende Rechnung: automatische Rechnungsstellung an einen abonnierten Kunden
Tools für die Rechnungsstellung:
Zusätzliche Tipps zur Rechnungsstellung:
Wenn Sie einem Kunden eine E-Mail mit einer Rechnungsbenachrichtigung schicken, sollten Sie am Ende ein "Danke" hinzufügen. Dies zeugt von Höflichkeit und professioneller Freundlichkeit. Es ist allgemein bekannt, dass ein "Danke" viel bewirken kann. Wenn Sie es also zur Gewohnheit machen, es in Ihre Rechnungen einzufügen, wird dies Ihrem Unternehmenswachstum auf jeden Fall zugute kommen.
Achten Sie darauf, dass jedes einzelne Detail in der Rechnung korrekt ist, um Rückfragen Ihrer Kunden und vermeidbare Probleme zu vermeiden. Falsche Angaben zu Ihren Dienstleistungen oder Produkten können zu Zahlungsverzögerungen, zerrütteten Kundenbeziehungen und einer allgemeinen Beeinträchtigung Ihres Geschäfts führen.