- Wie Sie eine Rechnung erstellen (Video)
- Wie Sie eine Rechnung mit Rabatt erstellen
- Wie Sie eine Rechnungskopie erstellen
- Wie Sie eine Rechnung ohne Mehrwertsteuer erstellen
- Wie Sie Rechnungen in Englisch, Französisch und anderen Sprachen erstellen
- Wie Sie eine Proforma-Rechnung erstellen
- Wie Sie ein Preisangebot erstellen
- Wie Sie die Einstellungen ändern
- Wie Sie die Rechnungsvorlage personalisieren
- Wie sie wiederkehrende rechnungen erstellen
1. Wie Sie eine Rechnung erstellen
1.1 Gehen Sie auf «Meine Rechnungen» und wählen Sie «Neue hinzufügen». Füllen Sie nun das folgende Formular aus:
1.2 (Rech.-Nr.): Dieses Feld generiert automatisch die Rechnungsnummer, es sei denn, Sie möchten sie manuell erstellen.
1.3 (Rechnungsdatum): Datum, zu dem Sie eine Rechnung ausstellen möchten. Dieses Datum wird automatisch generiert, es sei denn, Sie möchten ein benutzerdefiniertes Datum festlegen.
1.4 (Fälligkeitsdatum): Datum, an dem Sie die Zahlung erhalten möchten. Dieses Datum wird automatisch generiert, es sei denn, Sie möchten ein benutzerdefiniertes Datum festlegen.
1.5 (Art): Was ist die Art Ihrer Rechnung?
1.6 (Mahngebühr): Wenn Sie Kunden für verspätete Zahlung anmahnen möchten, können Sie den Mahn-Prozentsatz der Gesamtsumme angeben.
1.7 (Rechnungsnummer): Die Referenznummer ist die eindeutige Nummer einer Bestellung, die verwendet wird, um diese Bestellung zu bestimmen und schnell zu finden.
1.8 (Hinweise auf der Rechnung): Wenn Sie Anweisungen oder Informationen haben, die auf Ihrer Rechnung erscheinen sollen, füllen Sie dieses Feld aus, der Inhalt wird unten angezeigt.
1.9 (E-Mail-Text): Mit unserem Abrechnungssystem können Sie Ihre Rechnungen direkt von unserer Website aus versenden. Bitte füllen Sie dieses Feld aus, wenn Sie Text in den Hauptteil Ihrer E-Mail eingeben möchten.
Wenn die Liste leer ist, müssen Sie die Kundendaten manuell eingeben.
1.10.1 (Name des Kundenunternehmens): Der Name Ihres Kunden kann hier eingetragen werden.
1.10.2 (Steuernummer des Kundenunternehmens): Die Steuernummer (Abkürzung: StNr.)
1.10.3 (USt-IdNr.): Optionales Feld für Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die auf Ihren Rechnungen erscheinen wird.
1.10.4 (Adresse des Kundenunternehmens): Adresse, die Sie auf der Rechnung angeben möchten.
1.10.5 (Postleitzahl des Kundenunternehmens): Die Postleitzahl (in verschiedenen Ländern als "postcode", "post code" oder "zip code" bekannt) ist eine Folge von Buchstaben und/oder Ziffern.
1.10.6 (E-Mail des Kunden): Die E-Mail-Adresse des Kunden, an die die E-Mail gesendet wird.
Nachdem Sie die Kundenangaben ergänzt haben, können Sie nun Produkte, Menge und Preise eingeben. Füllen Sie die Produktinformationen aus und klicken Sie auf 'Hinzufügen'. Sie können mehrere Produkte hinzufügen.
1.11.1 (Warenliste): Dieser Abschnitt zeigt Produkte, die Sie aus der Liste der vorgegebenen Waren ausgewählt haben.
1.11.2 (Waren hinzufügen): Hier können Sie den Produktnamen und den Preis ändern. Es ist außerdem möglich, eine Menge für das Produkt hinzuzufügen, die in Ihrer Rechnung zusammengefasst wird.
1.11.3 (Meine Waren-Schnellliste): Schnellliste aller Waren. Klicken Sie auf einen beliebiges Artikel, den Sie Ihrer Rechnung hinzufügen möchten.
1.12 Klicken Sie auf "Speichern", wenn alle Produkte hinzugefügt sind und Ihre Rechnung fertig ist. Sie können sie herunterladen oder an Ihre Kunden im PDF/XLS/Word/HTML-Format senden sowie bearbeiten oder löschen.
PDF-Rechnungsbeispiel:
2. Wie Sie eine Rechnung mit Rabatt erstellen
2.1 Ein Rabatt, der für alle in der Rechnung aufgeführten Produkte und Dienstleistungen gilt, kann als normales Produkt hinzugefügt werden. Der einzige Unterschied ist, dass der Preis einen negativen Wert besitzen sollte. Zum Beispiel «Name»: «Allgemeiner Rabatt», «Preis»: "-100".
2.2 Ein Rabatt für bestimmte Produkte oder Dienstleistungen wird gewährt, wenn Sie einen bestimmten Wert in das Rabattfeld eingeben. Außerdem können Sie zwischen einem direkten Rabatt und einem Prozentsatz des Preises wählen.
2.3 Ein allgemeiner Rabatt und ein spezifischer Rabatt lassen sich auch kombinieren:
Ein Rechnungsbeispiel mit Rabatten:
3. Wie Sie eine Rechnungskopie erstellen
Einige Rechnungen ähneln sich in Details. In diesem Fall ist es bequemer, eine Rechnungskopie zu erstellen und ihre Nummer oder Produkte zu bearbeiten. Gehen Sie auf den Abschnitt "Meine Rechnungen", wählen Sie eine Rechnung und klicken Sie auf das "Kopieren"-Symbol. Eine neue Kopie der Rechnung wird am Anfang der Liste angezeigt.
Sie können Rechnungsdetails bearbeiten, indem Sie auf das "Bearbeiten"-Symbol klicken.
4. Wie Sie eine Rechnung ohne Mehrwertsteuer erstellen
Um Rechnungen ohne Mehrwertsteuer zu erstellen, müssen Sie den Mehrwertsteuerwert in den Einstellungen auf "0" setzen.
5. Wie Sie Rechnungen in Englisch, Französisch und anderen Sprachen erstellen
Unsere Software unterstützt viele Länder und Sprachen. Sie können Rechnungen bei spezifischen Länderanforderungen in einer bestimmten Sprache erstellen, wenn Sie ein Konto in der gewünschten Sprache registrieren.
6. Wie Sie eine Proforma-Rechnung erstellen
Um eine Proforma-Rechnung zu erstellen, müssen Sie unter Rechnungen den «Typ» Proforma-Rechnung wählen. Dies ist bei der Rechnungserstellung möglich.
7. Wie Sie ein Preisangebot erstellen
Wenn Sie eine neue Rechnung erstellen oder eine vorhandene bearbeiten, müssen Sie den Rechnungstyp auf "Preisangebot" setzen.
8. Wie Sie die Einstellungen ändern
Klicken Sie im Menü links auf "Meine Einstellungen". Sie sehen 6 Bereiche: Benutzerprofil, Meine Unternehmensangaben, Zahlungsdetails, E-Mail-Einstellungen, Rechnungseinstellungen, Rechnungsvorlage.8.1 Benutzerprofil:
Die Benutzerprofileinstellungen speichern die Benutzerdaten, die sich jederzeit ändern lassen. Die E-Mail-Adresse wird sowohl für Benachrichtigungen als auch für die Rechnungszustellung verwendet.
8.2 Meine Unternehmensangaben:
- (Unternehmensname): Unternehmensname, den Sie auf Ihren Rechnungen anzeigen möchten. Beispiel: My GmbH.
- (Telefon): Geben Sie Ihre Telefonnummer und die Ortsvorwahl ein. Beispiel: +1(877) 888 1234.
- (Adresse): Adresse, die Sie auf der Rechnung angeben möchten.
- (Postleitzahl): Die Postleitzahl (in verschiedenen Ländern als "postcode", "post code" oder "zip code" bekannt) ist eine Folge von Buchstaben und/oder Ziffern.
- (Steuernummer): Die Steuernummer (Abkürzung: StNr.)
8.3 Zahlungsdetails:
- (Bankname): Ihr Bankname, erforderliche Angabe, um Überweisungen zu erhalten. Beispiel: City Bank.
- (Bankkonto (IBAN)): Sie können Ihre Kontonummer oder eine Konto-IBAN (europäische Länder) eingeben. Diese Angaben sind erforderlich, um Überweisungen zu erhalten.
- (BIC): Dieses Feld ist für den SWIFT- oder BIC-Code erforderlich.
- (Bankadresse): Die Adresse der Bank muss ausgefüllt werden, um Überweisungen zu erhalten. Sie erscheint auf Ihren Rechnungen.
- (Alternative Zahlungsmethode): Wenn Sie eine sekundäre oder alternative Zahlungsmethode in Ihrer Rechnung angeben möchten, füllen Sie dieses Feld aus. Beispiel: Paypal.
- (Alternatives Zahlungskonto): Ihre sekundäre oder alternative Zahlungsoptions-ID. Beispiel: my@paypal.com
- (Alternative Zahlungsmethode 2): Wenn Sie eine alternative Zahlungsmethode in Ihrer Rechnung eingeben möchten, füllen Sie dieses Feld aus. Beispiel: Payoneer
- (Alternatives Zahlungskonto 2): Ihre alternative Zahlungsoptions-ID. Beispiel: my@payoneer.com
- (IBAN 2): Füllen Sie dieses Feld aus, wenn Sie eine IBAN(International Bank Account Number) auf Ihren Rechnungen benötigen.
- (USt-IdNr.): Optionales Feld für Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die auf Ihren Rechnungen erscheinen wird.
- (USt.(%)): Geben Sie in diesem Feld Ihren Steuer-/Umsatzsteuerbetrag ein
- (Preise beinhalten USt.): Diese Option ermöglicht es Ihnen, die Steuer/Umsatzsteuer zu Preisen hinzuzufügen, falls diese nicht in den Preisen enthalten ist.
- (Währung): Wählen Sie eine Währung aus, in der Sie Rechnungen für Ihre Kunden ausstellen möchten.
- (Datumsformat): Das Datumsformat, das in Ihrem Land verwendet wird. Monat/Tag/Jahr (12/24/2016) für die USA und Tag.Monat.Jahr (24.12.2016) für die meisten europäischen Länder.
8.4 E-Mail-Einstellungen
- (E-Mail-Text): Mit unserem Abrechnungssystem können Sie Ihre Rechnungen direkt von unserer Website aus versenden. Bitte füllen Sie dieses Feld aus, wenn Sie Text für die E-Mail eingeben möchten.
- (E-Mail-Signatur): Mit unserem Abrechnungssystem können Sie Ihre Rechnungen direkt von unserer Website aus versenden. Bitte füllen Sie dieses Feld aus, wenn Sie alternative Kontaktdaten, Berufsbezeichnungen und Unternehmensnamen in Ihrer E-Mail-Signatur eingeben möchten.
8.5 Rechnungseinstellungen
(Zahlungsfrist für Rechnungen (Tage)): Bevorzugte Zahlungsfrist (Fälligkeit) ein aktuelles Datum + die eingegebene Anzahl von Tagen.
(Verzugsgebühr): Wenn Sie Kunden für verspätete Zahlung anmahnen möchten, können Sie den Mahn-Prozentsatz der Gesamtsumme angeben.
(Maßeinheit): In diesem Feld können Sie den Namen der Maßeinheit angeben. Er wird im Mengenfeld Ihrer Rechnungen angezeigt. Zum Beispiel Einheiten, Liter, Waren etc..
(Dezimaltrennzeichen): Sie können wählen, wie Zahlen der Summe getrennt werden sollen.
(Logo(.jpg, .png, .gif)): Klicken Sie auf den Knopf 'Datei auswählen', um Ihr Unternehmenslogo im .jpg Dateiformat auszuwählen und hochzuladen, das auf Ihren Rechnungen erscheint. Achten Sie darauf, dass Ihre Dateierweiterung Kleinbuchstaben verwendet, d.h. keine Großbuchstaben.
8.6 Rechnungsvorlage
Sie können eine beliebige Vorlage für Ihre Rechnungen wählen. 4 allgemeine Formate sind verfügbar: PDF (.pdf), HTML (.html), (.xls), Word (.dotx). Sie können außerdem Änderungen vornehmen oder eigene Vorlagen hochladen und verwenden.
9. Wie Sie die Rechnungsvorlage personalisieren
Um Ihre XLS/Word/PDF/HTML-Rechnungsvorlage anzupassen, laden Sie eine der fertigen XLS/Word/PDF/HTML-Vorlagen aus der folgenden Liste herunter.. Es gibt einige Textblöcke, die mit "${" beginnen und mit "}" enden. Bitte löschen Sie diese Blöcke nicht, es sei denn, Sie möchten diese Informationen auf den Rechnungen verbergen. Sie können die Blöcke verschieben und zusätzliche Informationen hinzufügen, die Sie auf Ihren Rechnungen aufführen möchten. Wenn Sie weitere Informationen benötigen, wenden Sie sich bitte an unseren Support, wir helfen Ihnen gerne weiter.9.1. Neue benutzerdefinierte Parameter hinzufügen.
Nach dem Hinzufügen neuer Eingabefelder können Sie neue Parameter in die Rechnungsvorlage einfügen (außer im Produktmodul). Bearbeiten Sie die Rechnungsvorlage an der Position, an der Sie den neuen Parameter hinzufügen möchten: ${Parametername}. Zum Beispiel: ${test}, wobei "test" der Parametername ist.
Achtung! Die Verwendung des englischen Tastaturlayouts zum Einfügen der ${}-Zeichen ist zwingend erforderlich, oder Sie kopieren Sie einfach aus der Vorlage.
9.2. PDF/HTML:
1. Klicken Sie auf eine der Vorlagen, um diese auszuwählen. Der entsprechende Code erscheint im 1. Abschnitt. Ändern Sie ihn und Klicken Sie bitte auf den "Speichern"-Knopf.
2. Bearbeiten Sie die Vorlage wie gewünscht und klicken Sie bitte auf den "Speichern"-Knopf. Ihre aktuelle PDF-Vorlage:
9.3. XLS/Word:
1. Wählen Sie eine der Vorlagen aus und laden Sie sie herunter.
3. Bearbeiten Sie die heruntergeladene Vorlage wie gewünscht und laden Sie sie bitte hier .xls/.dotx hoch
10. Wie sie wiederkehrende rechnungen erstellen
Mit wiederkehrenden Rechnungen können Sie wiederkehrende Kunden automatisch abrechnen. Automatisch erstellte Rechnungen werden in der Liste Ihrer normalen Rechnungen angezeigt.
In den Rechnungseinstellungen können Sie 2 Parameter für wiederkehrende Rechnungen festlegen:
- Suffix der wiederkehrenden Rechnungsnummer: Wenn Sie z.B. „ – A“ eingeben, lauten zukünftige wiederkehrende Rechnungsnummern „1 – A“, „2 – A“, …
- Nächste wiederkehrende Rechnungsnummer: Die nächste wiederkehrende Rechnungsnummer verwendet diese Ziffer + Suffix
Um eine neue wiederkehrende Rechnung zu erstellen, gehen Sie auf «Wiederkehrende Rechnungen» und wählen Sie «Neu hinzufügen». Füllen Sie nun das nächste Formular aus:
Bei den Eingabefeldern handelt es sich um die gleichen wie bei einer normalen Rechnung. Es gibt jedoch ein paar Ausnahmen:
- Es gibt keine Rechnungsnummer, kein Ausstellungsdatum und kein Fälligkeitsdatum. Diese Informationen werfen in Zukunft automatisch gesetzt.
- Periodizität: "Wie oft müssen Sie Ihre wiederkehrenden Rechnungen erstellen und versenden?
- Erste Rechnung: "Das Datum, an dem Ihre erste Rechnung automatisch erstellt und an Ihren Kunden gesendet wird. Zukünftige Rechnungen werden am selben Tag des Monats ausgestellt."
- Letzte Rechnung: Das Datum, an dem Ihre letzte Rechnung erstellt und an den Kunden gesendet wird. Dieses Feld darf leer bleiben.
Nach dem Abschluss Ihrer wiederkehrenden Rechnungen werden Ihre Rechnungen automatisch in Ihrem Konto erstellt und an Ihre Kunden gesendet. Die Rechnungen werden an dem Tag des Monats ausgestellt, den Sie unter „Erste Rechnung“ festgelegt haben.