- Cómo hacer una factura (video)
- Cómo hacer una factura con descuentos
- Cómo hacer la copia de una factura
- Cómo hacer una factura sin VAT
- Cómo crear facturas en inglés, francés y otros idiomas
- Cómo crear una factura proforma
- Cómo crear un presupuesto
- Cómo cambiar los ajustes
- Cómo personalizar la plantilla de factura
- Cómo crear facturas recurrentes
1. Cómo hacer una factura
1.1 Diríjase a "Mis facturas" y seleccione "Añadir nueva", usted tendrá que llenar el siguiente formulario:
1.2 (Presupuesto nº): Este campo genera un número de factura automáticamente, a menos que usted mismo desee establecer uno personalizado
1.3 (Fecha): Fecha en la que desea emitir la factura. Esta fecha es generada automáticamente, a menos que usted desee establecer una fecha personalizada.
1.4 (Fecha de vencimiento): La fecha que usted desea recibir el pago. Esta fecha es generada automáticamente, a menos que usted desee establecer una fecha personalizada.
1.5 (Tipo): ¿Cuál es su tipo de factura?
1.6 (Recargo por retraso): Si usted planea multar a los clientes por pagos atrasados, usted puede especificar el porcentaje de la suma total de la multa.
1.7 (Número de referencia): El número de referencia es un número único en una orden o aplicación, usado para designar y ubicar rápidamente esa orden.
1.8 (Notas en la factura): Si usted tiene instrucciones o información que desee poner en su factura, llene este campo y dicha información aparecerá abajo.
1.9 (Texto del correo electrónico): Nuestro sistema de facturación le permite enviar sus facturas directamente desde nuestra página web. Por favor llene este campo si desea introducir texto en el cuerpo de su correo electrónico.
Usted tiene que introducir los datos del cliente manualmente si la lista está vacía.
1.10.1 (Nombre de la compañía del cliente): El nombre de su cliente puede ser introducido aquí.
1.10.2 (Código de cliente): Código de cliente (opcional).
1.10.3 (NIF): Número de identificación fiscal/Código de identificación fiscal.
1.10.4 (Dirección de la compañía del cliente): Dirección que usted desea especificar en la factura.
1.10.5 (Código postal de la compañía del cliente): El código postal (conocido también como código ZIP) es una serie de letras y/o dígitos.
1.10.6 (Correo electrónico del cliente): La dirección de correo electrónico del cliente donde el correo electrónico será enviado.
Tras llenar los datos del cliente, deberá añadir productos, su cantidad y precios. Llene la información sobre los productos y presione el botón de 'Añadir'. Usted puede añadir varios productos.
1.11.1 (Lista de bienes): Esta sección muestra los productos/servicios que usted seleccionó para la factura.
1.11.2 (Añadir bienes): Aquí usted puede modificar el nombre y el precio del producto. También es posible añadir la cantidad de productos que serán resumidos en su factura.
1.11.3 (Lista rápida de mis bienes): Lista rápida de todos los bienes. Haga clic en cualquier elemento que desee añadir en su factura.
1.12 Presione el botón de "Guardar" cuando los productos sean añadidos y su factura estará lista. Usted puede descargarla o enviarla a sus clientes en los formatos PDF/XLS/Word/HTML, o editarla o eliminarla.
Ejemplo de factura en PDF:
2. Cómo hacer una factura con descuentos
2.1 El descuento que aplica para todos los productos y servicios listados en la factura puede ser añadidos como un producto normal, la única diferencia es que el producto debe tener un valor negativo. Por ejemplo, "Nombre": "Descuento general", "precio": "-100".
2.2 Se realizará un descuento para un producto o servicio específico si llenamos el campo de descuento con un valor específico. También está una opción para elegir si queremos tener un descuento directo o porcentaje del precio.
2.3 Es posible combinar ambos, descuento general y descuento específico:
Una factura de ejemplo con descuentos:
3. Cómo hacer la copia de una factura
Algunas facturas tienen datos similares. En este caso es más cómodo realizar una copia de una factura y editar su número o productos. Diríjase a la sección de "Mis facturas" y seleccione y presione el icono de "copiar". Una nueva copia de la factura aparecerá en la parte superior de la lista.
Usted puede editar los datos de una factura haciendo clic en el icono de "editar".
4. Cómo hacer una factura sin VAT
Para poder hacer facturas sin IVA, tendrá que establecer el valor de IVA en "0" en los ajustes.
5. Cómo crear facturas en inglés, francés y otros idiomas
Nuestro software soporta una amplia variedad de países e idiomas. Usted puede hacer facturas en diferentes idiomas para requerimientos específicos a diferentes países si registra una cuenta en el idioma preferente.
6. Cómo crear una factura proforma
Para poder crear una factura proforma usted tiene que seleccionar como "Tipo" de factura - Factura Proforma. Esto puede hacerse durante el proceso de formación de la factura.
7. Cómo crear un presupuesto
Cuando haga una nueva factura o edite una existente, el tipo de factura tiene que ser establecido en "Presupuesto".
8. Cómo cambiar los ajustes
Haga clic en "Mis ajustes" en el menú izquierdo. Allí hay 6 secciones: Perfil del usuario, Los datos de mi compañía, Datos de pago, Ajustes de email, Ajustes de presupuesto, Plantillas.8.1 Perfil del usuario:
Los ajustes de perfil conservan datos de registro del usuario que pueden cambiar en cualquier momento. El correo electrónico será usado para notificaciones, al igual que para el recibimiento de facturas.
8.2 Los datos de mi compañía:
- (Nombre corporativo): El nombre de la compañía que le gustaría que apareciera en sus facturas. Ejemplo: My S.L.
- (Teléfono): Introduzca su número de teléfono y código de área. Ejemplo: +1(877) 888 1234.
- (Dirección): Dirección que usted desea especificar en la factura.
- (Código postal): El código postal (conocido también como código ZIP) es una serie de letras y/o dígitos.
- (Código): El Código de identificación fiscal (CIF) / El Número de Identificación Fiscal (NIF)
8.3 Datos de pago:
- (Nombre de banco): El nombre de su banco, información necesaria para recibir transferencias electrónicas. Ejemplo: City Bank.
- (Cuenta bancaria (IBAN)): Usted puede decidir llenar su número de cuenta o una cuenta IBAN (países europeos), esta información es necesaria para recibir transferencias electrónicas.
- (BIC): Este campo es requerido para el código SWIFT o BIC.
- (Dirección bancaria): La dirección de su banco necesita ser llenada para poder recibir transferencias electrónicas. Aparecerá en sus facturas.
- (Método de pago alternativo): Si usted quiere introducir un método de pago secundario o alternativo en su factura, llene este campo. Ejemplo: Paypal.
- (Cuenta de pago alternativa): Su opción de pago secundaria o alternativa. Ejemplo: Mi@paypal.com
- (Método de pago alternativo 2): Si usted quiere introducir un método de pago alternativo en su factura, llene este campo. Ejemplo: Payoneer.
- (Cuenta de pago alternativa 2): Su opción de pago secundaria o alternativa. Ejemplo: mi@payoneer.com
- (IBAN 2): Llene este campo si usted necesita que el IBAN (Número de cuenta bancario internacional) aparezca en sus facturas.
- (NIF): Número de identificación fiscal/Código de identificación fiscal.
- (IVA(%)): Establezca su cantidad de IVA/NIF en este campo.
- (Los precios incluyen IVA): Esta opción le permite añadir IVA/NIF a los precios o añadirlo dentro de los precios.
- (Moneda): Seleccione el tipo de moneda con la cual usted planea facturar a sus clientes.
- (Formato de fecha): El formato de fecha usado en su país. Mes/día/año (12/24/2016) es para EE.UU y día.mes.año (24.12.2016) es para la mayoría de los países europeos.
8.4 Ajustes de email
- (Texto del correo electrónico): Nuestro sistema de facturación le permite enviar sus facturas directamente desde nuestra página web. Por favor llene este campo si usted desea introducir texto en el cuerpo del correo electrónico.
- (Firma de correo electrónico): Nuestro sistema de facturación le permite enviar sus facturas directamente desde nuestra página web. Por favor llene este campo si desea introducir información de contacto alternativa, cargos laborales y nombres de compañía en su firma de correo electrónico.
8.5 Ajustes de presupuesto
(Plazos de pago (días)): El periodo de pago preferido (fecha de vencimiento) es la fecha actual + el número de días que usted introduzca.
(Cargo por demora): Si usted planea multar a los clientes por pagos atrasados, usted puede especificar el porcentaje de la suma total de la multa.
(Unidad de medición): Usted puede especificar un nombre de medida en este campo. Será mostrado en el campo de cantidad de sus facturas. Por ejemplo unidades, litros, artículos, etc..
(Separador decimal): Usted puede decidir cómo separar los números en la suma.
(Logo(.jpg, .png, .gif)): Haga clic en el botón 'seleccionar archivo' para explorar y subir el logo de su compañía que aparecerá en sus facturas en formato de archivo .jpg. Asegúrese de que su extensión de archivo esté en minúscula, no mayúscula..
8.6 Plantillas
Usted puede elegir cualquier plantilla que le guste para sus facturas. Hay 4 formatos generales disponibles: PDF (.pdf), HTML (.html), (.xls), Word (.dotx). También es posible realizar modificaciones o subir sus propias plantillas y utilizarlas.
9. Cómo personalizar la plantilla de factura
Para poder personalizar su plantilla de factura XLS/Word/PDF/HTML, usted tiene que descargar una de las plantillas XLS/Word/PDF/HTML de la lista a continuación. Hay diferentes secciones de bloque, comenzando con el símbolo "${" y terminando con "}". Por favor no elimine estos bloques a menos que usted no quiera ver la información en sus facturas. Usted puede mover los bloques y poner la información adicional que quiera ver en sus facturas. Si usted necesita explicaciones, contacte a nuestro equipo de soporte y nosotros estaremos felices de ayudarle.9.1. Añadir nuevos parámetros personalizados.
Después de añadir nuevos valores, usted puede añadir nuevos parámetros en la plantilla de la factura (excepto en los módulos de productos). Usted tiene que escribir el siguiente texto en la plantilla de la factura, en el lugar donde quiera añadir el nuevo parámetro: ${nombre del parámetro}. Por ejemplo, ${prueba}, donde "prueba" es el nombre del nuevo parámetro.
¡Atención! Es obligatorio utilizar el diseño de teclado americano para escribir los símbolos ${} o simplemente puede copiarlo de la pestaña.
9.2. PDF/HTML:
1. Haga clic en una de las plantillas que desea escoger. Después de hacer clic un código aparecerá abajo en la 2da sección, modifíquelo y presione el botón de "guardar" por favor.
2. Edite la plantilla como quiera y presione el botón de "guardar" por favor. Su plantilla PDF actual:
9.3. XLS/Word:
1. Seleccione y descargue una de las plantillas.
3. Edite la plantilla descargada como quiera y súbala aquí en la extensión .xls/.dotx por favor
10. Cómo crear facturas recurrentes
Con las facturas recurrentes usted puede facturar a sus clientes recurrentes automáticamente. Las facturas creadas automáticamente aparecerán en la lista de sus facturas normales.
En los ajustes de facturación usted puede establecer 2 parámetros para las facturas recurrentes:
- Sufijo de número de factura recurrente: Por ejemplo, si usted lo establece como "-A", entonces los números de factura recurrente serán "1 - A", "2 - A", etc.
- Siguiente número de factura recurrente: El número de factura recurrente tendrá este dígito + prefijo
Para poder hacer nuevas facturas recurrentes, diríjase a «Facturas recurrentes» y seleccione «Añadir nueva». Usted tendrá que llenar el siguiente formulario:
Todos los campos de entrada serán iguales a las facturas normales, pero hay algunas excepciones:
- No hay número de factura, fecha de emisión ni fecha de vencimiento porque esta información será automáticamente establecida en el futuro.
- Periodicidad: ¿Qué tan a menudo necesita hacer y enviar facturas recurrentes?
- Primera factura: La fecha cuando su primera factura será automáticamente creada y enviada a su cliente. Las facturas futuras serán emitidas en el mismo día del mes.
- Última factura: La fecha cuando su última factura será creada y enviada al cliente. Usted puede dejarlo en blanco.
Cuando las facturas recurrentes estén listas, sus facturas serán automáticamente creadas en su cuenta y serán enviadas a sus clientes. Las facturas serán emitidas el mismo día del mes en el que establezca la "primera factura".