COS'È IL NUMERO DI FATTURA
Il numero di fattura è uno speciale codice sequenziale che viene assegnato alle fatture. L'assegnazione dei numeri di fattura è una delle parti più importanti della fatturazione, perché i numeri di fattura assicurano e aiutano la documentazione appropriata ai fini contabili, di revisione e fiscali.
Inoltre, contribuiscono a rendere più semplice e veloce il processo di tracciamento dei pagamenti e possono essere utilizzati come identificatori durante le conversazioni con i clienti.
Tenete presente che senza un numero di fattura, una fattura non è considerata un documento legale vincolante.
Come assegnare i numeri di fattura
Prima di entrare nel merito dei diversi metodi di attribuzione dei numeri di fattura, è bene ricordare alcuni punti importanti:- I numeri di fattura devono essere assegnati in modo sequenziale. Ogni numero deve essere assegnato in modo consecutivo. Ciò significa che il numero di fattura aumenta.
- Un numero di fattura non deve mai avere ripetizioni.
- Create il numero di fattura secondo lo schema più adatto alla vostra attività, purché ogni numero di fattura sia unico e sequenziale.
Sistema semplice
A questo scopo è necessario assegnare a ogni fattura i numeri di base: 1, 2, 3 e così via. Si possono anche utilizzare i numeri 01, 02, 03 oppure 001, 002, 003. Questo sistema di fatturazione è semplice come sembra ed è consigliabile per i titolari di aziende con un piccolo database di clienti.Sistema di fatturazione con zeri in testa
Questo sistema di fatturazione utilizza numeri che iniziano con più zeri, come 00000000001, 0000000015, 0000000023 e così via. Questo sistema di zeri iniziali è ottimo se la vostra contabilità è in qualche modo standardizzata.Sistema basato sull'anno
In questo sistema, le fatture numeriche sono assegnate con il prefisso dell'anno di emissione. Ad esempio, 2020-1, 2020-2, 2020-3 e così via. Quando inizia un nuovo anno, il prefisso dell'anno cambia e si avrà - 2021-1, 2021-2, 2021-3 ecc. Questo sistema consente di vedere immediatamente in quale anno è stata emessa la fattura. Aiuta a mantenere i registri organizzati, pur rispettando il requisito dei numeri sequenziali.Sistema basato su anno e mese
È simile al sistema basato sull'anno, ma in questo caso viene aggiunto anche il mese come prefisso. Ecco come si presenterebbe la sequenza di fatture per gennaio, ad esempio: 2020-01-1, 2020-01-2, 2020-01-3, per febbraio: 2020-02-1, 2020-02-2, 2020-02-3, per dicembre: 2020-12-1, 2020-12-2, 2020-12-3. Questo sistema offre gli stessi vantaggi di quello basato sull'anno in termini di organizzazione. Anzi, può avere un vantaggio rispetto a quest'ultimo, in quanto indica non solo l'anno ma anche il mese. È inoltre preferibile utilizzarlo in situazioni in cui il numero di fatture è elevato.I tre sistemi sopra citati sono i sistemi standard di numerazione delle fatture che ogni imprenditore può utilizzare per i propri documenti di fatturazione.
Tuttavia, esistono altri metodi che possono essere applicati:
Numeri di fattura e fatture ricorrenti
Nel caso di fatture ricorrenti e frequenti, è consigliabile utilizzare una numerazione diversa o un modello di numerazione con un suffisso. Il numero di fattura assegnato potrebbe essere del tipo: 2020-1-M, dove "-M" è il suffisso. La numerazione delle fatture ricorrenti in questo modo facilita il processo di gestione e di conservazione delle fatture.Prefisso e suffisso del numero di fattura
I numeri di fattura possono avere prefissi e suffissi. In questo caso, quando si emette una nuova fattura è necessario incrementare solo la parte primaria. Ad esempio: AA-21-MTX, AA-22-MTX ecc. dove "AA-" è il prefisso, "21" è la parte primaria e "-MTX" è il suffisso.Numeri di fattura con il software di fatturazione Inv24
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