- De belangrijkste kenmerken van het factuurprogramma
- De voordelen van het gebruik van een factuurprogramma
- Hoe u het beste factuurprogramma kiest
- Conclusie
Wat is een factuurprogramma?
Een factuurprogramma bestaat een reeks effectieve functies waarmee uw bedrijf het factureringsproces soepel kan beheren. Het gebruik van andere traditionele manieren om klanten facturen in rekening te brengen, kan zowel voor u als voor uw klant tijdrovend en onhandig zijn. In plaats daarvan biedt een factuurprogramma een betere manier om deze transacties aan te pakken.
Het optimaliseren van het facturatie- en incassoproces met een factuurprogramma leidt tot een hogere liquiditeit, meer flexibiliteit en nauwkeurige financiële prognoses. Simpel gezegd, een factuurprogramma helpt om het algehele proces van facturering tot incasso te optimaliseren. Laten we eens bekijken hoe een factuurprogramma waarde aan de algemene bedrijfsprocessen kan toevoegen.
Klik op de afbeelding om de online demoversie van het factuurprogramma zonder registratie te bekijken:
De belangrijkste kenmerken van het factuurprogramma
Het factuurprogramma wordt geleverd met de volgende functies, die waarde aan de algemene bedrijfsprocessen toevoegen:
Facturen aanmaken en aanpassen
Een factuur geeft inzicht in wat er betaald dient te worden en hoe de kosten zijn opgebouwd. Als uw factureringssysteem efficiënt is, wordt u waarschijnlijk ook op tijd betaald. Aan de andere kant, als er een vertraging in het factureringsproces is, kan men ook vertraging bij het innen van betalingen verwachten, wat tot een verlengde betalingsincassotijd en lagere liquiditeit leidt.
Een factuurprogramma is dus efficiënt en geautomatiseerd, dat naar verwachting het proces van facturering en het incasseren van betalingen zal versnellen. Het facturatiesysteem is aan een geautomatiseerd e-mailbezorgsysteem gekoppeld. U kunt dus direct facturen naar uw klanten versturen en een melding ontvangen als er problemen zijn bij het ontvangen van e-mails.
Rapporten genereren en analyseren
Een factuurprogramma biedt uitgebreide rapportage- en analysetools. U krijgt een eenvoudig scherm waarmee u openstaande facturen, achterstallige facturen en de btw kunt analyseren. Deze rapporten en analyses kunnen zeer nuttig zijn bij het instellen van kredietlimieten en krediettermijnen voor specifieke klanten.
Offerte
Een factuurprogramma wordt geleverd met de mogelijkheid om offertes voor klanten te genereren. De software maakt het proces snel, efficiënt en gemakkelijk. U hoeft alleen wat details in te voeren en de offerte wordt binnen enkele seconden verzonden. Als een offerte door de klant wordt geopend, ontvangt u een meldingsmail als uw bericht wordt geopend. Zodra u diensten verricht of het product levert, kan de offerte snel in een factuur worden omgezet en aan de klant worden verzonden.
Terugkerende facturen
Van terugkerende facturen spreekt men wanneer het bedrijf van tijd tot tijd specifieke klanten moet factureren. Meestal blijven de algemene voorwaarden dan hetzelfde. Een factuurprogramma heeft een optie om terugkerende facturen aan te maken. Het betekent dat er zonder enige handmatige invoer automatisch een factuur wordt gegenereerd en naar de klant wordt verzonden. Daardoor wordt de algehele factureringsefficiëntie echt versneld. Verder kan het belang van terugkerende factuurfuncties per bedrijf verschillen. Deze functie kan bijvoorbeeld voor de verhuursector erg handig zijn.
Beheer van meerdere valuta
Een factuurprogramma geeft u de mogelijkheid om in vreemde valuta facturen samen te stellen. U kunt bijvoorbeeld klant-A factureren in EUR en klant-B in USD, afhankelijk van de handelsvaluta.
Facturering, inning van betalingen en belastingaangifte
De rapportage helpt om een blik te kunnen werpen op de totale factuuromvang, de omvang van de inning van betalingen en de belastingstatus voor elke factuur. Het is vooral belangrijk voor bedrijven die btw innen. Dit factuurprogramma maakt het gemakkelijk om belastingverplichtingen te volgen en de netto belastingschuld/belastingteruggaven te berekenen.
De implementatie van een factuurprogramma kan voor het bedrijf dus gunstig zijn omdat het de volgende voordelen biedt.
De voordelen van het gebruik van een factuurprogramma
Hieronder volgen enkele voordelen van het gebruik van een factuurprogramma voor het bedrijf:
Hogere zakelijke efficiëntie
De implementatie van een factuurprogramma versnelt het totale proces. De software wordt geleverd met de mogelijkheid om relevante informatie te extraheren, die nodig is om een factuur te genereren. U hoeft dus niet handmatig gegevens in te voeren.
Verbeterde liquiditeit & cashflow
Een factuurprogramma wordt geleverd met de mogelijkheid om betalingsherinneringen voor achterstallige facturen te genereren. Dit maakt het leven echt een stuk makkelijker. Betalingsherinneringen helpen om de inning van onbetaalde facturen te versnellen. Het tijdig innen van betalingen leidt tot een hogere liquiditeit en de beschikbaarheid van liquide middelen. Dit helpt natuurlijk om de zakelijke functies te verbeteren.
Online toegang
Het factuurprogramma slaat uw gegevens in een op cloudgebaseerde server op. Dit betekent dat u op elk gewenst moment met uw computer of telefoon toegang tot de factureringsgegevens heeft. Het maakt het leven echt makkelijker omdat u niet meer al uw tabellen hoeft te openen om een specifieke factuur te kunnen vinden.
Verbeterd bedrijfsimago
De facturen die door het factuurprogramma worden gegenereerd hebben een professionele layout en tekstopmaak. De inhoud wordt in termen van hoeveelheid, prijs, betalingsvoorwaarden en andere details correct gepresenteerd. Vanuit het perspectief van de klant leidt dit dus tot een goede beeldvorming over uw bedrijf.
Makkelijk voor audits
In het factuurprogramma worden de facturering en boekhouding opgeslagen en goed georganiseerd. En georganiseerde boekhoudgegevens lijken een zegen te zijn als u een lijst met vereisten heeft, die door de auditors worden opgestuurd. Voor een audit is het nu eenvoudig om specifieke transacties in het facturatiesysteem te traceren. Zo loopt u binnen enkele seconden door offertes, facturen en creditnota's. Het helpt om zaken met elkaar te verbinden en de betrouwbaarheid van de gegevens te vergroten.
Evenzo worden eenvoudige facturering en extra flexibiliteit als de belangrijkste voordelen van het gebruik van een factuurprogramma beschouwd.
Betere beveiliging
Bedrijven die een factuurprogramma bieden, maken gebruik van cloudgebaseerde servers. Dat betekent dat uw organisatiegegevens beter worden beveiligd op hun hi-tech servers, waar IT-professionals en beveiligingsexperts er via verschillende beveiligingsprotocollen voor zorgen.
Hoe u het beste factuurprogramma kiest
De keuze voor een factuurprogramma is van meerdere factoren afhankelijk. Deze factoren omvatten, maar zijn niet beperkt tot:
- Zakelijke behoeften van uw bedrijf – iedere ondernemer heeft behoefte aan de juiste informatie over de boekhouding en de administratie. Probeer eerst te begrijpen of u een factureringsfaciliteit met beperkte functies nodig heeft of dat u de facturen in meerdere valuta's en op terugkerende basis moet verzenden, enz.
- De integratie die nodig is om aan uw zakelijke behoeften te voldoen - sommige bedrijven hebben complexe processen en operaties en dan kan het moeilijk zijn om ze handmatig te hanteren. Dus als uw zakelijke behoeften complex zijn, heeft u ook een geavanceerd programma nodig en vice versa.
- Uw budget – als u voor geavanceerde en complexe programma’s kiest, dan kunnen de prijzen hoger zijn en vice versa.
Verder moet worden opgemerkt dat ieder programma zijn eigen sterke punten heeft. Sommigen zijn bijvoorbeeld goed in het verwerken van gegevensbetalingen, sommigen in automatisering en sommigen in gedetailleerde rapportage. Daarom is het verstandig om uw behoeften op de kracht van het te implementeren programma af te stemmen.
Kunnen we gratis een factuurprogramma voor kleine bedrijven krijgen?
De meeste factuurprogramma’s bieden een gratis versie voor een nieuwe onderneming en u kunt dan als uw bedrijf groeit probleemloos naar een betaald abonnement overschakelen. Wij raden u aan om voor een gratis factuurprogramma te kiezen, dat gemakkelijk te gebruiken is en die de groei van uw bedrijf kan ondersteunen. Zo hoeft u in de toekomst dus niet op een nieuw factuurprogramma over te stappen. Het wijzigen van een factuurprogramma kan in termen van datamigratie en implementatie van andere procedurele formaliteiten kostbaar zijn.
Conclusie
De implementatie van een factuurprogramma leidt tot een hogere bedrijfsefficiëntie, automatisering, minder gemiste betalingen, een verbeterd bedrijfsimago, een hogere liquiditeit, een gemakkelijke boekhouding en een gemakkelijke controle. Het maakt het leven van ondernemers gemakkelijk om een bedrijf te beheren. En het mooie is dat de basisfuncties van dit programma, zoals bijvoorbeeld het verzenden van facturen, gratis kunnen worden gebruikt. Zodra u echter een kritische tijd-/werkdrempel heeft bereikt, kunt u naar de premiumversie upgraden.
De verschillende functies van het factuurprogramma omvatten het maken en het aanpassen van facturen, het verzenden van betalingsherinneringen, het genereren van rapporten en analyses, het verwerken en vastleggen van betalingen, het beheren van facturen in meerdere valuta's en het analyseren van de totale omzet/vorderingen.
Op zoek naar een factuurprogramma? Probeer nu gratis ons factuurprogramma:
- Eenvoudig factuurprogramma
- Gratis Factuurprogramma
- Factuurprogramma voor autobedrijven
- Factuurprogramma voor ZZP’ers
- Online factuurprogramma
- Factuur en offerte programma