Co to jest program do faktur?

Program do faktur to zestaw skutecznych narzędzi, dzięki którym Twoja firma może sprawnie zarządzać procesem fakturowania. Korzystanie z innych tradycyjnych sposobów rozliczania klientów może być czasochłonne i niewygodne zarówno dla Ciebie, jak i dla Twojego klienta. Zamiast tego, program do faktur pozwala na jeszcze sprawniejsze przeprowadzenie tych transakcji.

Optymalizacja procesu rozliczania i pobierania płatności za pomocą programów do fakturowania prowadzi do zwiększenia płynności finansowej, większej elastyczności i dokładności prognoz finansowych. W prostych słowach, program do fakturowania pomaga zoptymalizować cały proces od rozliczenia do pobrania płatności. Sprawdźmy, w jaki sposób program do fakturowania wnosi wartość dodaną do wszystkich procesów biznesowych.

Kliknij na obrazek, aby zobaczyć wersję testową programu do faktur bez rejestracji:

Główne możliwości programu do fakturowania

Program do fakturowania oferuje następujące funkcje, które wnoszą wartość dodaną do całości procesów biznesowych:

Tworzenie i personalizacja faktur

Fakturowanie to pierwszy krok do otrzymania zapłaty. Jeśli Twój system fakturowania jest wydajny, prawdopodobnie otrzymasz zapłatę na czas. Natomiast jeśli nastąpi opóźnienie w procesie fakturowania, można spodziewać się opóźnienia w realizacji płatności, co prowadzi do wydłużenia czasu ich realizacji i obniżenia płynności finansowej.

Dlatego program do fakturowania działa sprawnie i jest zautomatyzowany, dzięki czemu można spodziewać się przyspieszenia procesu wystawiania faktur i przyjmowania płatności. System fakturowania jest połączony z systemem dostarczania wiadomości e-mail. Możesz więc bezpośrednio wysyłać faktury do swoich klientów i otrzymywać powiadomienia, jeśli wystąpi problem z ich dostarczeniem.
Generowanie raportów i analizy

Program do fakturowania zapewnia rozbudowane raporty i narzędzia analityczne. Otrzymujesz prosty ekran, który pomaga analizować nierozliczone faktury, zaległe faktury i VAT. Raporty te i analizy mogą być niezwykle pomocne przy ustalaniu limitów kredytowych i okresów kredytowania dla poszczególnych klientów.
Ofertowanie

Program do fakturowania wyposażony jest w możliwość generowania ofert handlowych dla klientów. Program sprawia, że proces ten jest szybki, wydajny i łatwy. Wystarczy podać kilka szczegółów, a oferta zostanie wysłana w ciągu kilku sekund. Jeśli oferta zostanie otwarta przez klienta, otrzymasz powiadomienie dotyczące jej otwarcia. Po wykonaniu usługi lub dostarczeniu produktu, oferta może być szybko przekształcona w fakturę i dostarczona do klienta.
Faktury cykliczne

Z fakturowaniem cyklicznym mamy do czynienia wtedy, gdy firma musi stale, co jakiś czas wystawiać rachunki dla konkretnych klientów. W większości przypadków warunki handlowe pozostają takie same. Program do fakturowania daje możliwość tworzenia faktur cyklicznych. Oznacza to, że faktura zostanie automatycznie wygenerowana i wysłana do klienta bez konieczności ręcznego wprowadzania danych. W związku z tym, naprawdę przyspiesza to ogólną efektywność rozliczeń. Ponadto, znaczenie opcji faktur cyklicznych może być różne dla różnych firm. Na przykład, opcja ta może być bardziej przydatna dla firm zajmujących się wynajmem.
Obsługa wielu walut

Program do fakturowania daje możliwość wystawiania rachunków w wielu walutach. Na przykład, możesz wystawić rachunek klientowi-A w PLN, a klientowi-B w EUR, w zależności od waluty transakcji.
Raport rozliczeń, pobrania płatności i podatków

Raport pozwala sprawdzić ogólną wielkość rozliczenia, stopień poboru płatności i status podatkowy dla każdej faktury. Jest to szczególnie ważne dla firm, które pobierają podatek VAT. Ponieważ ułatwia śledzenie zobowiązań podatkowych i obliczanie należności podatkowych netto/zwrotu podatku.

Tak więc, wprowadzenie programu do fakturowania może przynieść korzyści dla firmy, ponieważ wiąże się z następującymi zaletami.

Zalety korzystania z programu do fakturowania

Poniżej przedstawiamy niektóre z korzyści wynikających z korzystania z programu do fakturowania dla firm:

Zwiększenie wydajności firmy

Wprowadzenie do firmy programu do fakturowania przyspiesza cały proces. Program posiada funkcję wyodrębniania odpowiednich informacji wymaganych do wygenerowania faktury. Nie trzeba więc ręcznie wprowadzać danych.
Zwiększenie płynności i przepływu środków pieniężnych

Program do fakturowania posiada możliwość generowania przypomnień o płatnościach za zaległe faktury. To zdecydowanie usprawnia pracę. Przypomnienia o płatnościach pomagają przyspieszyć proces ściągania należności. Terminowe pobieranie płatności prowadzi do zwiększenia płynności i dostępności funduszy. To naprawdę pomaga usprawnić funkcjonowanie firmy.
Dostęp online

Program do fakturowania przechowuje Twoje dane na serwerach w chmurze. Oznacza to, że możesz uzyskać dostęp do zapisów fakturowania w dowolnym momencie za pomocą komputera lub telefonu. To naprawdę znacznie ułatwia pracę, ponieważ nie trzeba już otwierać szuflad biurka, aby znaleźć konkretną fakturę.
Wzmocnienie wizerunku firmy

Faktury generowane przez program zawierają profesjonalne formatowanie i układ. Treść jest odpowiednio przedstawiona pod kątem ilości, ceny, warunków płatności i innych szczegółów. Prowadzi to do stworzenia dobrego wizerunku firmy z perspektywy klienta.
Łatwość audytu

Informacje rozliczeniowe i księgowe są przechowywane i doskonale zorganizowane w programie do fakturowania. I zorganizowane dane księgowe wydaje się być dobrodziejstwem, gdy masz listę wymagań wysyłanych przez audytorów. Z perspektywy audytu, łatwo jest prześledzić konkretne transakcje w systemie do fakturowania. Na przykład możesz przejść przez oferty, faktury i faktury korygujące w ciągu kilku sekund. Pomaga to łączyć elementy i zwiększać wiarygodność danych.

Podobnie, łatwe fakturowanie i większa elastyczność są uważane za główne korzyści z używania programu do fakturowania.
Zwiększone bezpieczeństwo

Firmy oferujące programy do fakturowania zapewniają serwery oparte na chmurze. Oznacza to, że dane firmy są zabezpieczone na ich zaawansowanych technologicznie serwerach, gdzie informatycy i eksperci ds. bezpieczeństwa dbają o nie za pomocą różnych protokołów bezpieczeństwa.

Jak wybrać program do fakturowania?

Wybór programu do fakturowania jest uzależniony od wielu czynników. Do czynników tych należą między innymi:

Zastanów się nad potrzebami swojej firmy – Każda firma jest inna pod względem swoich potrzeb w zakresie księgowości i administracji. Najpierw spróbuj zrozumieć, czy potrzebujesz narzędzia do fakturowania z ograniczonymi funkcjami, czy może potrzebujesz wysyłać faktury w wielu walutach, w sposób cykliczny itp.
Pomyśl o integracji potrzebnej do realizacji potrzeb firmy - Niektóre firmy mają złożone procesy i operacje. I może być trudno obsługiwać je ręcznie. Tak więc, jeśli potrzeby Twojej firmy są złożone, będziesz potrzebował zaawansowanego programu i odwrotnie.
Przyjrzyj się swojemu budżetowi – Jeśli zdecydujesz się na zaawansowane i złożone programy, ceny mogą być wyższe i odwrotnie.

Ponadto, należy zauważyć, że różne programy przynoszą różne korzyści. Na przykład, niektóre mogą być dobre w przetwarzaniu danych płatności, niektóre w automatyzacji, a niektóre w szczegółowym raportowaniu. Stąd też istnieje potrzeba dopasowania swoich potrzeb do możliwości programu, który ma być wdrożony.

Czy można uzyskać program do fakturowania dla małych firm za darmo?

Większość programów do fakturowania oferuje darmową wersję dla początkujących firm, a w miarę rozwoju firmy można płynnie przejść na plan płatny. Zalecamy wybór darmowego programu do faktur, który jest łatwy w użyciu i który może pomóc w rozwoju Twojej firmy. Tak więc, nie musisz zmieniać programu do faktur w przyszłości. Zmiana programu do faktur może być kosztowna pod względem przeniesienia danych i wdrożenia innych formalności.

Podsumowanie

Wprowadzenie programu do fakturowania prowadzi do zwiększenia efektywności firmy, automatyzacji, zmniejszenia liczby zaległych płatności, poprawy wizerunku firmy, zwiększenia płynności finansowej, łatwego księgowania i łatwego audytu. Ułatwia życie właścicielom firm w zarządzaniu przedsiębiorstwem. Dobrą rzeczą jest to, że podstawowe funkcje tego programu, takie jak wysyłanie faktur, można wykorzystać za darmo. Jednak po osiągnięciu pewnego progu czasu/pracy, istnieje potrzeba uaktualnienia do wersji premium.

Różne funkcje programu do fakturowania obejmują tworzenie i personalizację faktur, wysyłanie przypomnień o płatnościach, generowanie raportów i analiz, przetwarzanie i rejestrowanie płatności, zarządzanie rachunkami w wielu walutach oraz analizowanie ogólnych przychodów/należności.

Szukasz programu do faktur? Wypróbuj go za darmo:

Szukasz programu do faktur? Wypróbuj go za darmo:

Co to jest program do faktur?

Główne możliwości programu do fakturowania

Tworzenie i personalizacja faktur

Generowanie raportów i analizy

Ofertowanie

Faktury cykliczne

Obsługa wielu walut

Raport rozliczeń, pobrania płatności i podatków

Zalety korzystania z programu do fakturowania

Zwiększenie wydajności firmy

Zwiększenie płynności i przepływu środków pieniężnych

Dostęp online

Wzmocnienie wizerunku firmy

Łatwość audytu

Zwiększone bezpieczeństwo

Jak wybrać program do fakturowania?

Czy można uzyskać program do fakturowania dla małych firm za darmo?

Podsumowanie