Perioodiline arve

Perioodilised arved: põhjalik selgitus

Perioodilise arve tähendus

Ettevõtte kasutab perioodilist arvet siis, kui klient tellib regulaarselt samu tooteid või teenuseid samadel tingimustel. Kuigi tehingu toimumise aeg võib olla erinev, peab see olema järjepidev ja pärast kindlat perioodi.

Perioodilist arvet saab saata iga päev, nädal, kuu või vastavalt vajadusele kindla perioodilise sagedusega. Perioodilistel arvetel jääb kogu sisu, nagu toode või teenus, kliendiinfo ja käibemaks samaks.

Selleks, et perioodilise arve mudelit tõhusalt kasutada, peavad mõlemad pooled (müüja ja klient) kokku leppima, et kaubandustingimusi ei muudeta. Kui tingimused muutuvad, tuleb perioodilisi arveid ajakohastada, et need kajastaksid neid muudatusi.

Perioodiliste arvete saatmise peamine eesmärk on ühtlustada arvete esitamise protsessi, vähendades samal ajal arveid haldava meeskonna koormust.

Selgitame seda ühe näite abil. Oletame, et ettevõte ABC osutab ehitatavale ärihoonele turvateenuseid kokkulepitud hinnaga 2000 eurot kuus. Ettevõtte ABC jaoks on kasulik kasutada perioodilist arvet, kuna tingimused, näiteks teenused, hinnad ja muud üksikasjad jäävad tõenäoliselt muutumatuks. Lisaks on tõenäoliselt vaja turvateenuseid pakkuda pikema aja jooksul.

Üksikasjalik selgitus

Arvete väljastamine näib olevat üsna lihtne bürokraatlik protsess. Väike viga võib siiski avaldada märkimisväärset mõju kogu äriprotsessile. Parema äritegevuse tõhususe tagamiseks on alati vaja vähendada nende töötlemistoimingute üldist aega.

Perioodilist arvet saab kasutada siis, kui ettevõtte püsikliendid tellivad regulaarselt samu tooteid või teenuseid ja selle arve sisu on sama, mis eelmisel arvel. Toodete spetsifikatsioonis või koguses ei tohiks olla mingeid muudatusi, kuid nagu eespool mainitud, saab vajaduse korral ka perioodilist arvet ajakohastada, et kajastada muudatusi.

Järgnevalt on esitatud mõned olukorrad, kus perioodilised arved võivad olla tõhusad:

• Seadmete rentimine

  Sellises olukorras on loogiline kasutada perioodilist arvet, sest tavaliselt renditakse seadmeid pikemaks ajaks ja nende eest esitatakse igakuine arve. Lisaks sellele ei muutu arve summa sageli.

• Igakuine leping

  Sellises olukorras, kui kaupu või teenuseid tarnitakse või osutatakse iga kuu, ei ole üldjuhul vaja muuta kaupade või teenuste summat. Sellises olukorras on perioodiliste arvete kasutamine kasulik, kuna see lihtsustab arvete haldamist ja koostamist.

• Liikmemaks

  Perioodiliste arvete kasutamine liikmemaksude puhul on praktiline, kuna liikmemaksud kogutakse korrapäraste ajavahemike tagant.

• Hooldus- ja turvateenused

  Üldiselt teostatakse hooldust regulaarselt ja samamoodi pakutakse turvalepinguid pikemateks regulaarseteks perioodideks. Sellistes olukordades on perioodiliste arvete kasutamine usaldusväärne plaan ja see lihtsustab arvete haldamise protsesse.

Kui teie ettevõte põhineb sissetuleku mudelil, näiteks rendifirma, turvafirma, liikmelisuse või perioodilise turundusega tegelev ettevõte, siis on ideaalne kasutada perioodilisi arveid.

Sisu või teave, mida on vaja perioodilise arve koostamiseks, seda on rohkem kui tavalise arve puhul tavaliselt vaja on. Täiendavaks sammuks on see, et perioodilise arve seadistamisel peate määrama arve esitamise sageduse. Perioodilise arve seadistamiseks on vaja järgmist teavet:

• Kliendi andmed.
• Kokkulepitud hind, kogus ja muud tingimused.
• Arvete esitamise sagedus, saatmisvõimalused ja muu sellega seotud teave. Arvete tarkvaras saate valida, kas kõik perioodilised arved saadetakse automaatselt. Kui enne saatmist on vaja heakskiitu, on arvete tarkvaras ka võimalus seda teha. See tähendab, et teil on võimalus valida, kas saata perioodiline arve automaatselt või käsitsi. Lisaks on teil ka võimalus määrata hooajaline arvete esitamine.

Perioodiliste arvete kasutamise eelised

Järgnevalt on esitatud mõned perioodilise arve kasutamise eelised:

• Raamatupidamisosakonna poolt hallatav bürootöö väheneb oluliselt, mis tähendab, et aega hoitakse kokku ja kulusid vähendatakse. Selle põhjuseks on see, et arvetarkvara on seadistatud nii, et see saadab ja haldab arveid automaatselt.
• Õigeaegne arveldamine aitab tagada, et kogu arveldusprotsess on nõuetekohaselt hallatud. Õigeaegne arvete sissenõudmine võimaldab rahavoogude haldamist ja aitab seega kaasa ettevõtte üldisele likviidsusele.
• Kuna arvetarkvara on väga täpne, väheneb puuduliku arvete esitamise risk.
• Kuna arve sisu korratakse eelmise arve järgi automaatselt, kasutades arvetarkvara, tekib perioodiliste arvete koostamisel ja saatmisel vähem vigu.
• Perioodiliste arvete kasutamine võib otseselt mõjutada ka teie suhteid klientidega. Seda seetõttu, et kumbki pool ei pea muretsema muutuvate hindade ja muude tingimuste pärast. Need spetsifikatsioonid on juba otsustatud. Arved saadetakse alati õigeaegselt, ilma et tekiks oht, et arveid ei esitata. Seega tekivad paremad ärisidemed ja suhted, mis jätavad teie kliendile hea professionaalse mulje.
• Perioodiliste arvete kasutamisel oodatakse teie kliendilt õigeaegseid ja kiireid makseid. Arved saadetakse igal perioodil samal ajal, näiteks iga kuu esimesel. Klient kohaneb teie arveldustsükliga ja see paneb ta tõenäolisemalt teie arvete tasumise prioriteediks. Kuna klient teab, milliseid makseid oodatakse igal perioodil, jääb kliendile piisavalt aega, et tasuda õigeaegselt.
• Klientide õigeaegse maksmise tagajärjeks on see, et perioodilised arved parandavad teie ettevõtte rahavoogude seisu.

Perioodiliste arvete kasutamise miinused

Järgnevalt on esitatud mõned perioodiliste arvete miinused:

• Perioodilised arved ei kesta igavesti. On suur vajadus hoida klienti kaasatuna, vastasel juhul võib ettevõte kaotada kogu oma korduva tulu. Tundub, et keerulisem on pöörata suurt tähelepanu klientide hoidmisele ja nende kaasamisele.
• Ettevõttel võib olla raske tööjõu vooluga toime tulla. Kui ettevõte on väike ja ei suuda olla laienemisvõimeline, saab perioodiliste arvete mudelit kasutada vaid piiratud ulatuses.
• Perioodiliste arvete mudeli ettevalmistamine arvetarkvaras võib osutuda kulukaks. Enne selle kasuks otsustamist tuleb läbi viia tasuvusanalüüs.
• Perioodiliste arvetega võib olla raske tagada nende vastavust nõuetele.
• Kui klient läheb üle teisele paketile, võib ettevõttel tekkida vajadus lisada olemasolevaid arvete esitamise mooduleid. See toob kaasa täiendavaid kulusid.
• Perioodiliste arvete mudeli edukaks rakendamiseks on vaja kooskõlastamist kõrgemalt osakonnatasandilt. Müügiosakond ja teenuseid osutavad tehnilised osakonnad peavad andma õigeaegselt oma panuse.

Näpunäiteid perioodiliste arvete esitamise mudeli haldamiseks

Järgmised näpunäited võivad olla kasulikud perioodilise arve süsteemi haldamisel:

• Tuleb hoolitseda selle eest, et arvete esitamise sagedus oleks täpselt määratud.
• Erilist tähelepanu tuleb pöörata käibemaksumäära ajakohasusele. Kui käibemaksumäär muutub, tuleb süsteemi viivitamatult ajakohastada, et tagada täpne arvete väljastamine.
• Mõistlik on panna rõhku klientide kaasamisele ja heade suhete jätkamisele klientidega. See tagab, et perioodilise arve süsteem on pikaajaline.
• Iga muutust perioodiliste arvete mudelis peaks toetama lepinguline kohustus. Muutused perioodiliste arvete mudelis peavad olema kooskõlas lepinguga.

Kokkuvõte

Ettevõte kasutab perioodilist arvet, kui kliendile müüakse ja osutatakse sama toodet või teenust korrapäraste ajavahemike järel. See süsteem on tellimuspõhise ettevõtte selgroog. Selleks, et kasutada perioodilise arve mudelit, peaksid kaubandustingimused jääma fikseerituks. Kui toimub muutus, peab see kajastuma raamatupidamise süsteemis.

Ettevõtted, mis kasutavad perioodilise arve mudelit, hõlmavad muu hulgas seadmete rentimist, igakuiseid lepingulisi teenuseid, liikmelisust, hooldust, turvateenuseid jm.

Perioodiliste arvete kasutamisel on mitmeid eeliseid, näiteks vähenevad arveldusosakonna tööajad ja kulud, paraneb rahavoogude olukord, paranevad suhted klientidega, maksete tõhus kogumine ja väheneb alarahastamise risk.

Siiski on ka märkimisväärseid probleeme. Sellisteks väljakutseteks on teenuste hulga haldamise keerukus, klientide rahulolu ja kaasamise tagamine ning ka asjaolu, et perioodilise arve moodul võib nõuda suuremaid kulutusi.

Eduka perioodilise arve mudeli haldamiseks on teatud nõuanded. Need nõuanded hõlmavad arvete esitamise sageduse asjakohast kindlaksmääramist, maksupoliitika muudatustega kursis hoidmist, kliendi rahulolu tagamist ja selle tagamist, et perioodiliste arvete tingimuste muutmiseks on olemas lepingulised tingimused.

Korduma kippuvad küsimused

Millised ettevõtted peaksid kasutama perioodilisi arveid?

Ettevõtted, kes esitavad klientidele arveid teatud ajavahemike järel, peaksid kasutama perioodilise arve mudelit. Kui klientidega toimub pidev kaubavahetus samadel tingimustel, siis on perioodilise arve mudel ideaalne lahendus.

Kuidas on automatiseerimine seotud perioodiliste arvetega?

Perioodiline arve on seotud automatiseerimisega, sest samade tingimustega arved saadetakse kliendile automaatselt igal perioodil. Seega ei ole vaja arve sisu sageli uuendada.

Kuidas on kliendi rahulolu seotud perioodiliste arvete esitamisega?

Kuna arved saadetakse õigeaegselt, ilma kuupäeva vahele jätmata, jätab see mulje, et olete professionaalne ja usaldusväärne teenusepakkuja ja äripartner. See toob kaasa klientide parema rahulolu ning parandab teie ja teie pikaajalisi ärisuhteid ja sidemeid klientidega.

Kas perioodiliste arvete mudeli haldamine on keeruline?

Perioodiliste arvete mudeli haldamine võib olla keeruline. Teatud ettevõtted ei pruugi olla võimelised haldama perioodiliste arvete mudelist tulenevat äritegevuse voogu. Kuna tingimused muutuvad pidevalt, võib olla raske hallata klientide pikaajalist rahulolu ja kaasamist.

Rohkem arvete liike:

• Arve koos käibemaksuga: käibemaksukohustuslase väljastatud tavaline arve
• Mitte-käibemaksukohuslase arve: tavaline arve, mille on väljastanud mitte-käibemaksukohuslane ettevõte
• E-arve: riiklikud / munitsipaalorganisatsioonid aktsepteerivad ainult e-arveid
• Proforma arve: lihtne maksetaotlus
• Kreeditarve: kliendile raha tagastamine