Arved: kõik, mida pead teadma
Mis on arve?
Arve on ametlik dokument, mille ettevõte saadab oma kliendile, kui ta müüb tooteid või teenuseid. Selles on märgitud, mida täpselt ja kui palju müüdi. Arvet kasutatakse sageli maksetaotlusena ja see sisaldab makse üksikasju. Hea arve peab olema täpne ja ilma ebavajalike lisadeta.
Arve näidis
Mida peaks arve sisaldama
On olemas standardsete, hästi vormistatud arvete nõuded:
Arve kohustuslikud rekvisiidid
Nõuetekohane arve peaks sisaldama järgmisi üksikasju/osasid:
- "Arve" pealkiri: Arve pealkirjas peaks olema selgelt kirjas, et tegemist on arvega, sest nii on kliendil lihtne teada, mida ta on saanud ja kuidas seda käsitleda.
- Arve number: Aitab arve jälgimisel ja finantsdokumentatsiooni haldamisel.
- Väljastamise kuupäev: See on kuupäev, millal arve koostati ja saadeti.
- Pakutavate toodete või teenuste kirjeldus: Kirjeldus peaks olema selgelt sõnastatud. Samuti peaks see olema võimalikult lühike. Ei ole vaja pikalt venitada teenuse/toote üksikasjadega.
- Tootekoguste üksikasjad: Täitke kõigi tarnitud toodete õige kogus.
- Ühikuhinnad: Täpsustage summad selgelt. Ümardamisest tulenevate erinevuste riski vähendamiseks on soovitatav hinnad raamatupidamises ümardada kahe kümnendkohani.
- Andmed antud allahindluste kohta: Täpsustage, millist allahindlust antakse ja milliste toodete või teenuste puhul seda pakutakse.
- Hind kokku: See on kõigi pakutavate teenuste või kaupade kogusumma, millest on maha arvatud käibemaks. See on ka summa, millele kohaldatakse käibemaksumäära.
- Kohaldatav käibemaksumäär: Toodetel võivad olla erinevad käibemaksumäärad. Veenduge, et olete kursis kehtivate käibemaksumääradega.
- Käibemaks kokku: Arvutage käibemaksu koguväärtus ja täpsustage see selgelt.
- Arve kogusumma: See on kõigi pakutavate toodete või teenuste kogusumma, millele on lisatud käibemaksumäärad. See on lõplik summa, mida klient maksab. Veenduge, et see on õige, et vältida hilinenud makseid.
- Ettevõtte nimi: See peab olema teie registreeritud ärinimi.
- Ettevõtte äriaadress: See on teie ettevõtte registreeritud aadress.
- Ettevõtte registreerimisnumber: See on number, mis määrati teie ettevõttele selle registreerimisel.
- Ettevõtte käibemaksukohustuslase number (KMKR): See peab olema vajalik maksustamise eesmärgil. Selle võib ära jätta, kui teie ettevõte ei ole käibemaksukohustuslasena registreeritud.
- Kliendi ärinimi: See on teie kliendi registreeritud ärinimi.
- Kliendi ettevõtte aadress: See on ettevõtte registreeritud aadress.
- Kliendi ettevõtte registreerimisnumber: Veenduge, et täidate õige ettevõtte registreerimisnumbri.
- Kliendi käibemaksukohustuslase number (KMKR): Maksustamise eesmärgil peab arvel olema teie kliendi käibemaksukohustuslase number. Selle võib ära jätta, kui ettevõte ei maksa käibemaksu.
- Valuuta: See on vajalik lisa arvel, et tagada, et ei tekiks finantsalaseid segadusi.
Valikulised arve rekvisiidid
Neid jaotisi või üksikasju võib lisada või jätta välja sõltuvalt teie kui ettevõtte omaniku eelistustest:
- Maksetähtaeg: See on kuupäev, mil kogu makse tuleb tasuda.
- Viivistasu: Kui see on kohaldatav, siis on see lisatasu olukordade puhul, kus klient ei maksa tähtajaks.
- Maksmise üksikasjad: Need on teie ettevõtte pangaandmed või mõni muu maksevõimalus, mida te eelistate. Näiteks panga nimi, IBAN, SWIFT/BIC või PayPal või sularaha.
- E-posti aadress: See on teie ettevõtte ametlik e-posti aadress.
- Telefoninumber: See peaks olema teie ettevõtte ametlik telefoninumber.
- Makse viitenumber: See on makse jälgimiseks.
- Kliendinumber: Numbrid, mis on määratud teie klientidega toimuva äritegevuse jälgimiseks.
Arvete liigid
- Arve koos käibemaksuga: käibemaksukohustuslase väljastatud tavaline arve
- Mitte-käibemaksukohuslase arve: tavaline arve, mille on väljastanud mitte-käibemaksukohuslane ettevõte
- Proforma arve: lihtne maksetaotlus
- Kreeditarve: kliendile raha tagastamine
- Perioodiline arve: automaatne arve esitamine tellivale kliendile
- E-arve: riiklikud / munitsipaalorganisatsioonid aktsepteerivad ainult e-arveid
Arvete koostamine
- Lihtne arvete koostamise programm
- 17 tasuta arve blanketti - Word, Excel, PDF, Google Docs/Sheets
- PDF arvete generaator [Tasuta]
Täiendav arvete koostamise nõuanne:
Kui saadate kliendile arve teatamise e-kirja, on soovitatav lisada lõppu "aitäh". See näitab nii viisakust kui ka professionaalset sõbralikkust. On hästi teada, et "aitäh" ütlemine võib kaugele viia, nii et selle lisamine arvetele aitab kindlasti kaasa teie ettevõtte kasvule.
Veenduge, et kõik arve üksikasjad on õiged, et vältida klientide päringuid ja välditavat ebamugavust. Teie teenuste või toodete ebakorrektne esitamine võib põhjustada makseviivitusi, suhete katkemist klientidega ja üldist äritegevuse takistamist.