Лесна програма за фактуриране

Периодична фактура


Периодична Фактура: Подробно обяснение

Значение за Периодичната фактура

Периодичната фактура се използва в бизнеса, когато клиентът редовно поръчва едни и същи продукти или услуги при едни и същи условия. Макар че датата на транзакцията може да бъде различна, тя трябва да е последователна и да следва определен период от време.

Периодична фактура може да се изпраща всеки ден, всяка седмица, всеки месец или както е необходимо с дадена периодичност. Цялото съдържание на периодичната фактура, като описание на продукт или услуга, данни за клиента и ДДС номер, остава без промяна от период на период.

За да се използва ефективно моделът на периодичните фактури, и двете страни (продавач и клиент) трябва да се съгласят, че търговските условия няма да се променят. Ако настъпи промяна в условията, то периодичните фактури трябва да се актуализират и да отразят тези промени.

Основната цел на изпращането на периодични фактури е да се ускори процесът на фактуриране, като същевременно се намали административната тежест върху екипа, който обработва фактурите.

Нека обясним с пример. Да речем, че фирма АВС предоставя охранителни услуги на търговска сграда в строеж на договорена цена от 3000 лева на месец. За фирма ABC е изгодно да използва периодични фактури, тъй като най-вероятно условията, като вид на услуги, цени и други подробности, ще останат без промяна. Наред с това, най-вероятно е нужно охранителните дейности да се осигуряват за по-дълъг период от време.

Подробно обяснение

Издаването на фактури изглежда като проста чиновническа работа. Една малка грешка обаче може да окаже значително влияние върху цялостния бизнес процес. Когато търси по-добра ефективност, един бизнес винаги се стреми към намаляване на общото време за такива административни дейности.

Периодичната фактура може да се използва, когато редовни клиенти поръчват едни и същи продукти или услуги, а съдържанието й е същото като на предишната фактура. Не трябва да има промени в спецификацията или количеството на продуктите, но както вече споменахме, ако това се наложи, периодичната фактура може да се актуализира, за да отрази всички промени.

Ето някои ситуации, в които периодичната фактура може да е ефективна:

  • Наем на техника/оборудване

    Логично е в този случай да се използва периодична фактура, тъй като оборудването обикновено се наема за по-дълъг срок и се фактурира на месечна основа. Още повече, че стойността на фактурата не се променя често.

  • Месечни договори

    В тази ситуация, когато стоките или услугите се доставят или извършват всеки месец, това обикновено не налага промяна на цената им. Използването на периодични фактури в такава ситуация е изгодно, тъй като улеснява управлението на плащанията и задачите по фактуриране.

  • Абонаментни такси

    Използването на периодични фактури при абонамент е практично, защото абонаментните такси се събират регулярно.

  • Услуги за поддръжка и сигурност

    Най-често поддръжката се извършва за продължителен период, респективно и договорите за сигурност и охрана се сключват за такива по-дълги периоди. Използването на периодични фактури в такива ситуации е надеждно решение и ще доведе до по-лесно управление на фактурите.

Ако вашата компания работи с модел на циклично генериране на приходи, като например фирма за отдаване на техника или оборудване под наем, охранителна фирма, компания с абонамент или членска такса, агенция за периодичен маркетинг и т.н, тогава ще е идеално да използвате периодични фактури.

Съдържанието или данните за настройване на периодична фактура обикновено е повече от нужното за стандартна фактура. Допълнителната стъпка е, че трябва да зададете честота на фактуриране, когато настройвате периодичната фактура. За настройване на периодична фактура се изисква следното съдържание или информация:

  • Данни за клиента.
  • Договераните цени, количества и други.
  • Честота на фактуриране, опции за доставка и друга свързана информация. В програмата за фактуриране може да настроите автоматично изпращане на всички периодични фактури. Ако преди изпращането се изисква одобрение, програмата за фактуриране също може да се погрижи за това. С други думи, имате избор дали да изпращате перидиочните фактури ръчно или автоматично. Също така, имате възможност да използвате сезонно фактуриране.

Предимства от използването на Периодични фактури

Някои предимства от използването на Периодични фактури са посочени по-долу:

  • Бюрократичната работа на отдела за фактуриране значително намалява, което пък означава, че това спестено време ви спестява разходи. Това е така, защото софтуерът на програмата за фактуриране се настройва автоматично да изпраща и да управлява фактурите.
  • Навременното фактуриране гарантира правилното управление на цялата дейност. Навременното събиране на приходи ще улесни управлението на паричните потоци и ще подпомогне общата ликвидност на предприятието.
  • Програмата за фактуриране е изключително прецизна, така че рискът от неточно фактуриране намалява.
  • В програмата за фактуриране съдържанието на новата фактура се възпроизвежда автоматично от предходната, така че при изготвянето и изпращането на периодични фактури ще има по-малко грешки.
  • Използването на периодични фактури може и директно да повлияе на взаимоотношенията ви с клиентите. Това е така, защото никоя от страните няма да се притеснява от промяна на тарифите и другите условия. Тези параметри вече са определени. Фактурите се изпращат винаги навреме, без риск от пропуски. По този начин се създават по-добри бизнес сътрудничества и взаимоотношения, което оставя добро професионално впечатление у вашия клиент.
  • С въвеждането на периодични фактури от клиента се очакват навременни и бързи плащания. Фактурите се изпращат по едно и също време за периода, например на 1-во число на всеки месец. Клиентът ще се нагласи към графика на фактуриране, което увеличава вероятността той да постави плащането към вас на първо място в списъка с приоритетни за плащане фактури. Понеже клиентът ще знае какви суми се дължат за всеки период, той ще има достатъчно време да извърши надлежно плащането.
  • В резултат на навременното плащане от клиента периодичните фактури ще доведат до подобряване на финансовия приток на вашия бизнес.

Недостатъци от използването на Периодични фактури

Ето и някои недостатъци от използването на Периодични фактури:

  • Периодичните фактури не продължават вечно. Напротив, винаги е повече от нужно да поддържате ангажираността на клиентите си, защото в противен случай бизнесът ви може да загуби всичките си източници на редовни приходи. По-голямото предизвикателство се крие именно в умението да обръщате внимание на своите клиенти, да успеете да ги задържите и да ги ангажирате в процеса.
  • Управлението на заявките за работа може да е трудно за фирмите. Ако бизнесът е малък и не може бързо да бъде издигнат в по-голям мащаб, моделът на периодичните фактури ще се използва лимитирано.
  • Подготовката на модула за периодични фактури в програмата за фактуриране може да се окаже скъпа. Преди да го активирате, е нужен анализ на разходите и ползите.
  • Възможни са затруднения по отношение на спазването на изискванията за периодичните фактури.
  • Ако клиентът премине към различен план, бизнесът може да добави текущите модули за фактуриране. Това ще доведе до допълнителни разходи.
  • Необходима е координация с по-висшестоящ отдел, за да се изпълни успешно моделът на периодичните фактури. Нужна е своевременна информация от търговския отдел и от техническите отдели, изпълняващи услугите.

Съвети за управление на Модела за Периодични Фактури

Следните съвети са от полза при управление на системата за перидиочни фактури:

  • Нужно е внимание, за да се гарантира, че честотата на фактурирането е правилно зададена.
  • Особено внимание трябва да се обърне на актуалния размера на ДДС. Ако ставката за ДДС се промени, системата трябва веднага да се актуализира, за да се гарантира точността на фактурирането.
  • Умна стратегия е да поставите акцент върху ангажираността на клиента и добрата комуникация с него. Това ще гарантира „дълголетието“ на системата за периодично фактуриране.
  • Всяка промяна в модела на периодичните фактури трябва да бъде направена със съгласието на съответния орган по договора. Промените в периодичния модел на фактуриране трябва да бъдат съгласувани с договора.

Заключение

Бизнесът използва периодични фактури, когато на клиент се продават и изпращат едни и същи продукти или услуги на равни интервали от време. Тази система е гръбнакът на бизнеса с абонаменти и фиксирани периодични такси. За да се използва моделът на периодичната фактура, условията на търговията трябва да останат фиксирани. Ако има промяна, тя трябва да бъде отразена в счетоводната система.

Фирмите, които използват модела на периодичните фактури, включват, но не се ограничават до: отдаване на оборудване под наем, услуги с месечен договор, абонаменти, поддръжка на сгради и инсталации, услуги за сигурност и други.

Използването на периодични фактури има множество предимства, сред които по-малко труд и разходи на отдела за фактуриране, по-добро състояние на паричните потоци, по-добри връзки и взаимоотношения с клиентите, ефективно събиране на плащанията и намаляване на риска от непълно фактуриране.

Наред с това обаче съществуват и значителни предизвикателства. Такива са трудностите в управлението на наплива от заявки, в постигането на удовлетвореност и ангажираност на клиентите, а също и фактът, че модулът за периодични фактури може да изисква по-високи разходи.

Има как моделът на периодичните фактури да се управлява успешно. Тук съветите включват точно определяне на честотата на фактурирането, бързо актуализиране на промените в данъчната политика, осигуряване на клиентска удовлетвореност и гарантиране на договорни правомощия за всяка промяна в условията на периодичните фактури.

Често Задавани Въпроси

Какви бизнеси трябва да използват периодични фактури?

Те са подходящи за фирми, които таксуват своите клиенти през определени интервали от време. Ако текущата търговия с клиенти е последователна и се извършва при едни и същи условия, тогава моделът на периодичните фактури е идеален за прилагане.

Как автоматизацията е свързана с периодичните фактури?

Периодичната фактура е свързана с автоматизацията, защото фактури с едни и същи условия се изпращат автоматично след всеки период на клиента. Ето защо няма нужда фактурата често да се променя.

Как удовлетворението на клиента е свързано с периодичните фактури?

Фактурите се изпращат навреме, без да се пропуска дата, което създава реномето ви на професионален и надежден доставчик на услуги и бизнес партньор. Това води до по-голяма удовлетвореност на клиентите и подобрява дългосрочните търговски отношения и партньорства с тях.

Трудно ли се управлява моделът за перидично фактуриране?

Моделът на периодичните фактури може да е предизвикателство от гледна точка на управлението. Някои бизнеси може да не са в състояние да се справят с притока на заявки в резултат на модела на периодичните фактури. Също така, тъй като обстоятелствата постоянно се променят, може да е трудно да се запази дългосрочната удовлетвореност и ангажираност на клиентите.


Други видове фактури: