Фактури: Всичко, което трябва да знаете
- Какво е фактура?
- Образец на фактура
- Какво трябва да включва фактурата
- Видове фактури
- Инструменти за фактуриране
Какво е фактура?
Фактурата е официален документ, който фирмата изпраща на своя клиент при продажба на продукти или услуги. В нея се посочва какво конкретно и за каква сума е продадено. Фактурата често се използва като искане за плащане и включва данни за плащането. Добрата фактура трябва да е точна и без излишни подробности.
Образец на фактура
Какво трябва да включва фактурата
Това са изискванията за стандартна, добре оформена фактура:
Задължителни реквизити на фактура
Това са детайлите/полетата, които правилната фактура трябва да има:
- Заглавие - “Фактура”: Заглавието на фактурата трябва ясно да посочва, че това е фактура, защото така клиентът лесно разбира какво получава и как следва да постъпи.
- Номер на фактура: Помага за проследяването на фактурите, както и за поддържането на счетоводните ви документи.
- Вид: Оригинал или Копие
- Дата на издаване: Това е датата, на която фактурата е създадена и изпратена.
- Данъчно събитие: Дата на данъчно събитие
- Основание за неначисляване на ДДС: Например, основание за неначисляване ДДС: чл. 113, ал. 9, ЗДДС
- Описание на предоставените продукти или услуги: Описанието трябва да бъде точно формулирано и ясно написано. То трябва да бъде и възможно най-кратко. Не е нужно дълго и подробно да описвате услугата/продукта.
- Детайли за количеството на продуктите: Попълнете точното количество на всички доставени продукти.
- Цени за брой: Посочете ясно сумите. За да се сведе до минимум рискът от разлики поради закръгляне, за целите на счетоводството се препоръчва цените да се закръглят до два знака след десетичната запетая.
- Детайли за отстъпка: Посочете каква точно е отстъпката и за какви продукти или услуги е дадена.
- Междинна цена: Това е общата сума на всички предлагани услуги или стоки без ДДС. Това е и сумата, за която се начислява ДДС.
- Приложим размер/ставка на ДДС: ДДС е различен за различните продукти. Уверете се, че сте запознати с актуалните нива на ДДС.
- Обща сума на начисления ДДС: Изчислете общата сума на ДДС и я посочете ясно.
- Обща стойност на фактурата: Това е общата сума от всички предложени продукти или услуги с включено ДДС. Това е крайната сума, която клиентът ще заплати. Уверете, че сумата е вярна, за да избегнете забавяне в плащането.
- Име на фирмата: Това е регистрираното име на вашата фирма, изписано правилно.
- Адрес на фирмата: Това е официалният адрес на вашата фирма.
- ЕИК: Това е официалният номер, издаден на вашата фирма при регистрацията.
- ДДС номер на фирмата: Той е необходим за целите на данъчното облагане. Може да не се попълва, ако дружеството ви не е регистрирано по ДДС.
- Име на фирма на клиента: Това е регистрираното име на бизнеса на вашия клиент.
- Адрес на фирма на клиент: Това е регистрираният адрес на фирмата на клиента.
- ЕИК на клиента: Уверете се, че попълвате правилния ЕИК номер.
- ДДС номер на клиента: За целите на данъчното облагане във фактурата трябва да бъде посочен ДДС номерът на вашия клиент. Той може да не се посочва, ако фирмата не е регистрирана по ДДС.
- Валута: Това е необходимо допълнение към фактурата, за да се гарантира, че няма да възникне финансово недоразумение.
Допълнителни реквизити на фактура
Тези полета или детайли могат да се добавят или пропуснат според вашите предпочитания:
- Дата на плащане: Това е датата, на която трябва да се плати цялата сума.
- Такса за закъснение: Това е допълнителна такса за случаи, когато клиентът не плати на определената дата.
- Детайли за плащане: Това са банковите данни на вашата фирма или друг предпочитан от вас начин на плащане. Например: име на банката, IBAN, SWIFT/BIC или PayPal, или в брой.
- Имейл адрес: Това е официалният имейл адрес на вашия бизнес.
- Телефонен номер: Това е официалният телефонен номер на вашия бизнес.
- Референтен номер на плащане: Той служи за проследяване на плащането.
- Клиентски номер: Тези номера се използват за проследяване на бизнес операциите с вашите клиенти.
- МОЛ: Материално отговорно лице на Вашата фирма (Име Фамилия)
- МОЛ(клиент): Материално отговорно лице на фирмата на клиента (Име Фамилия)
- Съставил: Име и фамилия на съставителя на фактурата
- Получател: Име и фамилия на получателя на фактурата
Видове фактури
- Фактура по ДДС: стандартна фактура, издадена от фирма, която е регистрирана по ДДС
- Фактура за фирма, която не е регистрирана по ДДС: стандартна фактура, издадена от дружество, което не е регистрирано по ДДС
- Проформа фактура: лесно искане за плащане
- Кредитно известие: връщане на суми на клиент
- Периодична фактура: автоматично фактуриране на клиент с абонамент
Инструменти за фактуриране
- Лесна програма за фактуриране
- 38 безплатни шаблони за фактури - Word, Excel, PDF, Google Docs/Sheets
- Генератор на фактури в PDF [Безплатен]
Допълнителни съвети за фактуриране:
Когато изпращате имейл, за да уведомите клиент за фактура, е препоръчително да добавите "Благодаря" в края. Това показва учтивост, както и професионална добронамереност. Всеизвестно е, че изразяването на благодарност може да отвори много врати, така че възприемането на тази практика определено ще помогне за развитието на бизнеса ви.
Уверете се, че всеки детайл на фактурата е верен, за да избегнете въпроси от страна на клиентите си и излишни неприятности. Неправилното вписване на детайли за вашите услуги или продукти може да доведе до забавяне на плащането, влошаване на отношенията с клиентите и цялостно затрудняване на бизнеса ви.