Проформа фактура

Проформа фактура: Подробно обяснение

Разликата между Проформа фактура и Фактура

Основната разлика между проформа фактура и стандартна фактура е, че проформа фактурите съдържат прогнозни факти и цифри. От друга страна, фактурите съдържат реални и определени факти и цифри.

Друга разлика между двете форми е свързана с времето на изпращането им на клиента. Проформа фактурата се издава на клиента преди доставката на стоките или извършването на услугите. От друга страна, фактурата се издава, когато стоките вече са изпратени на клиента или услугите са извършени. Целта на проформа фактурата е да съгласува очакванията на продавача и на клиента. За разлика от нея фактурата е правен документ, който може да се приложи като доказателство за сделката за продажба.

И двете фактури - проформа и стандартна - са съгласувани между продавача и купувача. Проформа фактурите имат същото съдържание като стандартната фактура, например данни за плащане, лого, данни за контакт, срокове и условия. Изключително важно е обаче да се отбележи, че всяка фактура трябва да бъде ясно обозначена като проформа фактура или като стандартна такава.

От счетоводна гледна точка проформа фактурите не могат да се използват като подкрепящо доказателство за осчетоводяване на операции. Това означава, че счетоводната система не може да бъде актуализирана въз основа на това, което е записано в проформа фактурата. Причината е, че към датата на издаване на проформа фактурата стоките все още не са доставени. Рискът и печалбите не са прехвърлени и следователно, счетоводните разпоредби не позволяват записване на сделките. От друга страна, при фактурата рискът и ползите са прехвърлени, тъй като стоките вече са изпратени на клиента.

Ценова оферта срещу Проформа фактура

Ценовата оферта се изготвя в първоначалния етап на транзакцията или сделката. Целта на ценовата оферта е да съобщи на другата страна предполагаемата цена, която тя би се съгласила да приеме за стоката или услугата. На този етап, доколкото това е само начална преговорна фаза, няма взаимно съгласие между страните.

От друга страна, проформа фактурата е прогнозна сметка, която се издава и се основава на предварително договорени условия между продавача и клиента. Налице е взаимно съгласие между страните и сделката е сключена. Продавачът може да очаква плащане от клиента, защото проформа фактурата като инструмент гарантира, че страните са на една и съща позиция.

В случаите, когато клиентът трябва да извърши авансово плащане, значението на проформа фактурата нараства експоненциално. Проформа фактурата служи като основа за пресмятане на авансовото плащане.

В обобщение, основната разлика между ценовата оферта и проформа фактурата се състои в това, че при ценовата оферта не се предвижда плащане, защото няма сделка. Тя е само стъпка в началото на преговорите. При проформа фактурата обаче плащането се очаква, тъй като сделката между продавача и клиента е завършена.

Следват подробни разяснения за използването на проформа фактура за авансово плащане.

Проформа фактура за Авансово плащане

В нормална ситуация продавачът издава фактура с искане за плащане. При работа с авансови плащания е обичайна практика някои продавачи да прилагат такава политика. Обикновено след като плащането е получено, стоките се изпращат на клиента. При авансови плащания, тъй като стоките все още не са изпратени, се издава прогнозна фактура под формата на проформа фактура, за да могат страните да добият представа за размера на плащането.

Тъй като проформа фактурите могат да се променят, това означава, че може да се наложи промяна на продажната цена след получаване на окончателната фактура. Ако клиентът е извършил плащане въз основа на проформа фактура и цената се различава от тази в окончателната фактура, тогава е необходимо да се направят коригиращи счетоводни вписвания в счетоводната система.

Например, ако клиентът е извършил авансово плащане въз основа на проформа фактура и получената окончателна фактура е с по-висока сума, това означава, че клиентът ще трябва да установи задължение за допълнителната сума и да извърши допълнителното плащане. Ако крайната цена на фактурата е по-ниска от тази на проформа фактурата, то клиентът може да очаква връщане на стойността на разликата от страна на продавача.

Важно е да се отбележи, че проформа фактурите могат да се използват както за местна, така и за международна търговия. Все пак проформа фактурата се използва по-често в международната търговия. По-нататък ще обясним как проформа фактурите се използват за износ.

Проформа фактура за Износ

Експортният процес е свързан със значителни процедурни формалности. Те са в сферата на пристанищната логистика, банковото дело, товарите, митата, митниците, инспекциите и много други. Тази сложност може да доведе до известно объркване на чуждестранния купувач по въпроси като валута на сделката, описание, продукти и други.

Тук проформа фактурата може да опрости процеса. Проформа фактурите се издават с изчерпателни описания, така че продавачът и купувачът да имат едно и също разбиране. Тези описания включват имена на продавача и купувача, регистрационен номер на купувача, дата на запитването, кратко описание на продукта, цена на продукта, кубичен обем, размери на опаковката, тегло на пратката, адрес на доставка, търговски обем, условия на плащане, условия на сделката, точка (пристанище) на изпращане и доставка и валута на сделката.

Проформа фактурата, прилагана в сложната износна търговия, помага за уточняване на очакванията между продавача и купувача, така че всички елементи на сделката да бъдат планирани и управлявани по-добре.

Заключение

Проформа фактура се издава преди стоките да бъдат доставени на клиента. Тя служи като полезен инструмент, който помага за изясняване на условията между купувача и продавача. Тъй като съдържа прогнозни факти и цифри, тя дава представа и на двете страни какво да очакват от сделката. Друго изискване е, че проформа фактурата трябва ясно да бъде обозначена като такава. Освен това, понеже не е правен документ, счетоводната система не трябва да се актуализира въз основа на проформа фактурата.

Проформа фактури се издават и за събиране на авансови плащания. Това е от полза, тъй като може да се приложи за оценка на размера на авансовото плащане. Нещо повече, проформа фактурата помага за определяне на условията в международната търговия.

Проформа фактурата се различава от обикновената фактура, тъй като обикновената фактура съдържа фактическа информация и се използва като подкрепяща документация за обработка на счетоводни и свързани операции. За разлика от проформа фактурата, стандартната фактура се издава, след като стоките са изпратени на клиента или услугите са извършени.

Често Задавани Въпроси

Какви са основните характеристики на проформа фактурата?

Някои от главните характеристики на проформа фактурата са посочени по-долу:

• Тя е отлично средство за водене на преговори в международната търговия
• Тя е документ на добра воля, което означава, че не е нужно да се изисква за всички плащания
• Тези фактури са валидни за определен период от време

Какви са основните компоненти на проформа фактурата?

Някои от основните компоненти на проформа фактурата са посочени по-долу:

• Описание на продукта, включително с матрица за качество
• Условия и характеристики на доставката
• Данни за доставката
• Условия на продажбата
• Валута на плащането

Кога проформа фактурата се изпраща на клиента?

Проформа фактура се изпраща на клиента, веднага след като цената на продукта е договорена между купувача и продавача. В повечето случаи проформа фактурата се изпраща, за да се гарантира, че и двете страни имат едни и същи намерения. Тя може да бъде изпратена при поискано авансово плащане за транзакцията.

Други видове фактури:

• Фактура по ДДС: стандартна фактура, издадена от фирма, която е регистрирана по ДДС
• Фактура за фирма, която не е регистрирана по ДДС: стандартна фактура, издадена от дружество, което не е регистрирано по ДДС
• Кредитно известие: връщане на суми на клиент
• Периодична фактура: автоматично фактуриране на клиент с абонамент