Faktury: Wszystko, co trzeba wiedzieć
- Co to jest faktura?
- Przykładowa faktura
- Co powinna zawierać faktura?
- Rodzaje faktur
- Narzędzia do fakturowania
Co to jest faktura?
Faktura to oficjalny dokument, który firma wysyła do swojego klienta, gdy sprzedaje produkty lub usługi. Określa ona, co dokładnie i za ile zostało sprzedane. Faktura jest często używana jako wezwanie do zapłaty i zawiera szczegóły płatności. Dobra faktura musi być precyzyjna i wolna od zbędnych dodatków.
Przykładowa faktura
Co powinna zawierać faktura?
Oto wymagania dotyczące standardowej, dobrze sformatowanej faktury:
Obowiązkowe dane do faktury
Oto szczegóły/sekcje, które powinna zawierać prawidłowa faktura:
- Nagłówek - "Faktura": Nagłówek faktury powinien wyraźnie wskazywać, że jest to faktura, ponieważ ułatwia to klientowi zorientowanie się, co otrzymał i jak powinien z nią dalej postępować.
- Numer faktury: Pomaga w śledzeniu faktury, a także w utrzymaniu porządku w dokumentacji finansowej.
- Data wystawienia: Jest to data utworzenia i wysłania faktury.
- Data sprzedaży
- Forma płatności: Przelew, Karta płatnicza, Gotówka, Czek, ..
- Opis dostarczonych produktów lub usług: Opis powinien być jasno sprecyzowany i zrozumiały. Powinien być również tak krótki, jak to tylko możliwe. Nie ma potrzeby długiego rozpisywania się na temat usług/produktów.
- Szczegóły dotyczące ilości produktów: W tym miejscu należy podać odpowiednią ilość wszystkich dostarczonych produktów.
- Ceny jednostkowe: Wyraźnie określ kwoty. Aby zminimalizować ryzyko różnic wynikających z zaokrąglania, zaleca się aby do celów księgowych ceny były zaokrąglane do dwóch miejsc po przecinku.
- Szczegóły dotyczące udzielonych rabatów: Określ dokładnie udzielony rabat i dla jakich produktów lub usług został on udzielony.
- Cena łączna: Jest to łączna kwota wszystkich oferowanych usług lub towarów pomniejszona o podatek VAT. Jest to również kwota, do której stosuje się stawki VAT.
- Zastosowana stawka VAT: VAT różni się w zależności od produktu. Upewnij się, że jesteś na bieżąco z aktualnymi stawkami VAT.
- Łączna kwota naliczonego podatku VAT: Oblicz łączną wartość stawek VAT i wyraźnie ją określ.
- Łączna kwota faktury: Jest to suma wszystkich oferowanych produktów lub usług powiększona o stawki VAT. Jest to ostateczna kwota, którą zapłaci klient. Upewnij się, że jest ona prawidłowa, aby uniknąć opóźnień w płatnościach.
- Nazwa firmy: Musi być to poprawna zarejestrowana nazwa firmy.
- Adres firmy: To oficjalny adres Twojej firmy.
- Numer NIP firmy: Jest on niezbędny do celów podatkowych. Można go pominąć, jeśli firma nie jest płatnikiem VAT.
- Nazwa firmy klienta: To zarejestrowana nazwa firmy klienta.
- Adres firmy klienta: To adres siedziby firmy klienta.
- Numer NIP klienta: Do celów podatkowych numer NIP klienta musi znajdować się na fakturze. Może on zostać pominięty, jeśli firma nie jest płatnikiem VAT.
- Waluta: Jest to niezbędny dodatek do faktury, aby zagwarantować, że nie dojdzie do nieporozumień związanych z finansami.
Opcjonalne dane do faktury
Te sekcje lub szczegóły można dodać lub pominąć w zależności od preferencji:
- Data zapłaty: Jest to termin uregulowania całej płatności.
- Opłata za zwłokę: Jest to dodatkowa opłata za sytuacje, w których klient nie zapłaci w terminie.
- Dane dotyczące płatności: Są to dane bankowe firmy lub inna preferowana opcja płatności. Na przykład nazwa banku, IBAN, SWIFT/BIC, PayPal lub gotówka.
- Adres e-mail: Jest to oficjalny adres e-mail firmy.
- Numer telefonu: Powinien być to oficjalny numer telefonu Twojej firmy.
- Numer referencyjny płatności: Jest to numer służący do śledzenia płatności.
- Numer klienta: Numery przypisane do śledzenia działań biznesowych z klientami.
Rodzaje faktur
- Faktura VAT: standardowa faktura wystawiona przez podatnika VAT
- Faktura dla podmiotu niebędącego podatnikiem VAT: standardowa faktura wystawiona przez firmę niebędącą płatnikiem VAT
- Faktura proforma: zwykłe wezwanie do zapłaty
- Faktura korygująca: zwrot pieniędzy dla klienta
- Faktura cykliczna: automatyczne fakturowanie subskrybującego klienta
Narzędzia do fakturowania
- Prosty program do faktur
- 38 darmowych szablonów faktur - Word, Excel, PDF, Dokumenty/Arkusze Google
- Generator faktur PDF [Darmowe]
Dodatkowe wskazówki dotyczące fakturowania:
Wysyłając wiadomość e-mail z powiadomieniem o fakturze do klienta, warto na jej końcu dodać "dziękuję". Pokazuje to uprzejmość, a także zawodową życzliwość. Powszechnie wiadomo, że powiedzenie "dziękuję" może wiele zmienić, więc praktyka dodawania go do faktur z pewnością pomoże w rozwoju firmy.
Upewnij się, że każdy szczegół na fakturze jest poprawny, aby zapobiec pytaniom ze strony klientów i uniknąć kłopotów. Nieprawidłowe wyszczególnienie usług lub produktów może prowadzić do opóźnień w płatnościach, pogorszenia relacji z klientami i ogólnego utrudnienia działalności firmy.